Satura rādītājs
▼Iepirkumu pārvaldība
Iepirkumu pārvaldība 1C ERP sistēmā ļauj efektīvi organizēt un kontrolēt visu iepirkumu procesu – no piegādātāju izvēles līdz preču saņemšanai un atgriešanai. Sistēma nodrošina iespēju reģistrēt piegādātāju cenas, noteikumus, apmaksas kārtību un piegādes grafikus, kā arī automatizēt pasūtījumu veidošanu. Ar 1C ERP iespējams sekot līdzi piegādātāju saistību izpildei, kontrolēt preču saņemšanu noliktavā un veikt nepieciešamās korekcijas. Tā atbalsta dažādas iepirkumu shēmas – gan tradicionālo, gan komisijas un aģentūras shēmu. Sistēma palīdz vienkāršot norēķinus ar piegādātājiem un komitentiem, saglabājot pilnīgu informācijas pārskatāmību. Ar 1C ERP iepirkumu pārvaldība kļūst pārredzama, ātra un droša, nodrošinot efektīvu uzņēmuma resursu izmantošanu.
Iepirkumu pārvaldībai ir pieejamas dažādas iespējas:
- Preču piegādātāju atlase
- Dažādi iepirkuma nosacījumi
- Atbalsts dažādām piegādes shēmām
- Pasūtījumu veidošana un kontrole
- Pasūtījumu korekcija un aizvēršana
- Piegādātāju cenu uzraudzība
- Preču piegādes noformēšana
- Piegādes un apmaksas grafiki
- Korekcijas un atgriešana piegādātājiem
Šajā diagrammā ir parādīti visi iepirkuma apstrādes posmi - no iepirkuma noteikumu (piegādātāja cenas, apmaksas noteikumi utt.) reģistrēšanas brīža līdz nekvalitatīvu preču atgriešanas brīdim piegādātājam.
Informācijas par piegādātājiem reģistrēšana
No piegādātāja saņemto sākotnējo dokumentu (pavadzīmes, cenu saraksti u. c.) reģistrēšanai vairumā gadījumu ir jānorāda nomenklatūra. Ir iespējama situācija, ka preču nosaukums piegādātāja dokumentos nesakrīt ar to pašu preču nosaukumu, kas reģistrēts jūsu informācijas bāzē. Šādās situācijās ir iespējams glabāt informāciju par atbilstību starp piegādātāja nomenklatūru un informācijas bāzē reģistrēto nomenklatūru.
Katram piegādātājam var reģistrēt aktuālās cenas (piegādātāja cenu saraksts):
- piegādātāja cenrādi reģistrē vienošanās ar piegādātāju ietvaros;
- ir iespējams reģistrēt cenas atbilstoši dažādiem nosacījumiem.
Piegādātāju cenas tiks reģistrētas tikai tām pozīcijām, kas atbilst informācijas bāzes nomenklatūras pozīcijām. Piegādātāja cenas var ielādēt no piegādātāja cenrāža, kas publicēts tīmekļa vietnē, izmantojot ārēju apstrādi. Ir iespējams reģistrēt ne tikai to piegādātāju cenas, no kuriem tiek iegādātas preces, bet arī konkurentu cenas.
Video apmācība: Piegādātāju cenas un vienošanās ar piegādātāju
Šajā nodarbībā Jūs uzzināsiet, kā pareizi reģistrēt piegādātāju cenas un izveidot vienošanos ar piegādātāju, kā arī nodarbības sākumā saņemsiet kopēju ieskatu iepirkumu apakšsistēmā.
Iepirkumu noteikumi
Lai reģistrētu iepirkuma noteikumus, ir paredzēts risinājums — “Vienošanās par iepirkuma noteikumiem”, kura izmantošana ļauj:
- norādīt piegādātāju;
- noteikt apmaksas noteikumus (apmaksas kārtība, apmaksas posmi, līgumu izmantošana);
- norādīt preču piegādes datumu - izmanto, lai aprēķinātu paredzamo piegādes datumu;
- norādīt preču piegādes noliktavu no piegādātāja u.c.
Vienošanās ar piegādātāju ietvaros var izveidot piegādātāja līgumu. Šādā gadījumā līgums ar piegādātāju tiek veidots, pamatojoties uz vienošanās datiem.
Pasūtījumu piegādātājiem veidošana
Piegādātāja pasūtījumi tiek izmantoti, lai atspoguļotu iepriekšēju vienošanos par no piegādātāja iegādātās nomenklatūras piegādes noteikumiem, kā arī par apmaksas kārtību un nosacījumiem. Pasūtījums piegādātājiem ir rīks, kas ļauj organizēt iepirkuma procesu un kontrolēt gan piegādātāja preču saistību izpildi, gan paša uzņēmuma finanšu saistību izpildi.
Pasūtījumus piegādātājiem var ģenerēt automātiski, pamatojoties uz preču piegādes nepieciešamības aprēķinu atbilstoši nodrošināšanas parametriem (preču piegādes laiks no piegādātāja, vidējais dienas patēriņš u.tml.).
Tāpat pasūtījumu piegādātājam var veidot, pamatojoties uz iepriekš veiktiem pircēju pasūtījumiem un darījumiem ar klientu. Veidojot pasūtījumu saskaņā ar vienošanos, automātiski tiek aizpildīti galvenie iepirkumu noteikumi (valūta, piegādātāja cenas veids, apmaksas parametri, līgumu izmantošana u. c.).
Preču apmaksas kontrole par pasūtījumiem piegādātājam tiek veikta saskaņā ar pasūtījumā piegādātājam norādīto apmaksas datumu. Pasūtījumā var norādīt vēlamo preču saņemšanas datumu. Pamatojoties uz paredzamo preču piegādes datumu analīzi, ir iespējams sastādīt preču piegādes grafiku.
Video apmācība: Pasūtījumu izveide un preču saņemšana
Šajā nodarbībā Jūs uzzināsiet, kā pareizi izveidot pasūtījumu piegādātājam un noformēt preču saņemšanu ar dokumentu “Preču un pakalpojumu iegāde”.
Piegādātāja saistību izpilde tiek kontrolēta, izmantojot dokumentu statusus un stāvokļus. Dokumentu statusus piešķir manuāli. Stāvoklis - informācija par pasūtījumu, ko programma aprēķina automātiski, pamatojoties uz informācijas datubāzē pieejamajiem datiem (statuss, apmaksa, pieejamība noliktavā u.c.).
Piegādātāja preču piegāžu noformēšana
Apstrādājot preču piegādes no piegādātāja, var attēlot dažādas operācijas:
- Preču iegāde no piegādātāja;;
- Preču iegāde ar atbildīgās personas starpniecību;
- Preču saņemšana uz komisiju;
- Importa preču iepirkums;
Preču saņemšanas operācijas no piegādātāja tiek reģistrētas ar dokumentu “Preču un pakalpojumu iegāde”. Preču piegādi var noformēt pasūtījuma piegādātājam ietvaros, vairākus pasūtījumu ietvaros, vienošanās ietvaros vai kā atsevišķu preču piegādi.
Preču saņemšanu noliktavā ir iespējams reģistrēt ar vienu pavadzīmi uz vairākām noliktavām vienlaicīgi. Šim nolūkam iepirkuma dokumentu tabulas daļā ir pieejama noliktavu izvēles iespēja.
Apmaksu par preču piegādi var veikt saskaņā ar līgumu, konkrēto pasūtījumu piegādātājam, pamatojoties uz konkrēto saņemšanas dokumentu:
- programma paredz iespēju piegādātājam veikt avansa maksājumu;
- apmaksu var pārnest no viena pasūtījuma uz citu.
Preču saņemšanu noliktavā ir iespējams reģistrēt ar vienu pavadzīmi uz vairākām noliktavām vienlaicīgi. Šim nolūkam iepirkuma dokumentu tabulas daļā ir pieejama noliktavu izvēles iespēja.
Sistēma atbalsta piegādes atspoguļošanu saskaņā ar shēmām:
- "Preces tranzītā" - īpašumtiesību nodošana tiek reģistrēta pirms faktiskās preču saņemšanas noliktavā. Tiek noformēts dokuments "Preču un pakalpojumu iegāde" (reģistrē īpašumtiesību pāreju), pēc tam noformējot dokumentu "Preču saņemšana noliktavā" (reģistrē preču saņemšanu).
- "Piegādes bez rēķina" - īpašumtiesību nodošana tiek reģistrēta pēc faktiskās preču saņemšanas noliktavā. Tiek noformēts dokuments "Preču saņemšana noliktavā" (reģistrē preču saņemšanu), pēc tam noformējot dokumentu "Preču un pakalpojumu iegāde" (reģistrē īpašumtiesību pāreju).
Tiek atbalstīta preču pieņemšana atbildīgā glabāšanā. Mehānisms preču pieņemšanai glabāšanā paredz dažādu saimniecisko darījumu reģistrēšanu, izmantojot dokumentus:
- Preču pieņemšana glabāšanā;
- Preču nosūtīšana no glabāšanas;
- Preču izpirkšana no glabāšanas;
- Preču norakstīšana no glabāšanas.
Preču pieņemšana uz komisiju
Programma nodrošina šādas iespējas, lai atspoguļotu komisijas preču pieņemšanas procesu:
- aktuālas informācijas uzturēšana par komitentiem;
- nosacījumu glabāšana, analīze un salīdzināšana sadarbībai ar komitentiem;
- ar komitentiem noslēgto līgumu reģistrēšana;
- komisijas preču saņemšanas plānošana, izmantojot pasūtījumus komitentam;
- preču saņemšanas un atgriešanas apstrāde un to atsevišķa uzskaite;
- komisijas preču pārdošanas un norakstīšanas noformēšana;
- komisijas maksas parāda aprēķināšana un veidošana;
- no komitentiem saņemto faktūtrēķinu reģistrēšana.
Preču pieņemšanas operācija par komisijas maksu tiek izpildīta vienošanās ietvaros ar operācijas veidu “Pieņemšana uz komisiju”, kuras izmantošana ļauj iestatīt komisijas maksas apmēru.
Norēķinu procedūra ar komitentu atšķiras no parastā iepirkuma. Ir pieejamas šādas iespējas: pēc līguma un pēc komisijas atskaitēm.
Ja preces tiek pieņemtas uz komisiju, reģistrējot saimniecisko darbību, izmanto tādu pašu dokumentu kopumu kā reģistrējot pirkšanas un pārdošanas saimniecisko darbību. Programmas risinājums dod iespēju sagatavot atskaiti komitentam par pārdošanu, gan pārdodot, gan norakstot komisijas preces. Atskaite komitentam tiek veidota, pamatojoties uz datiem par pārdotajām vai norakstītajām precēm.
Preču un pakalpojumu iegāde saskaņā ar aģentūras shēmu
Iepirkumos, kas tiek veikti pēc aģentūras shēmas, preču vai pakalpojumu nodalīšana ir obligāta. Tiek atbalstīti divi nodalīšanas varianti — “pēc līguma ar klientu” vai “pēc klienta pasūtījuma”.
Lai atspoguļotu pirkšanas darījumus saskaņā ar aģentūru shēmu, ir paredzēts:
- līgums ar kontrahentu ar mērķi — Piegāde principālam;
- vienošanās par pārdošanas nosacījumiem ar operācijas veidu “Piegāde principālam”.
Iepirkums pēc aģentūras shēmas programmā tiek noformēts, izmantojot šādus dokumentus:
- Komitenta pasūtījums;
- Pasūtījums piegādātājam;
- Preču un pakalpojumu iegāde;
- Preču nosūtīšana no noliktavas;
- Atskaite komitentam par iepirkumiem;
- Preču atgriešana piegādātājam;
- Iegādes korekcija;
- Bezskaidras NL saņemšana, Bezskaidras NL norakstīšana, Kases ieņēmumu orderis, Kases izdevumu orderis.
Atspoguļojot preču vai pakalpojumu iepirkuma operācijas pēc aģentūras shēmas, dokumentā “Preču un pakalpojumu iegāde” iepirkuma rindās precēm (vai pakalpojumiem), kas paredzēti principālam, obligāti jānorāda mērķis — “Līgums ar principālu” vai “Klienta pasūtījums + Līgums ar principālu” (atkarībā no izmantotā nodalīšanas varianta), uz kura pamata tiek noformēts iepirkums no piegādātāja.
Lai paziņotu komitentam par preču un darbu iegādes faktu, tiek noformēts dokuments “Atskaite komitentam par iepirkumiem”. Atskaitē var iestatīt aprēķina metodi un komisijas maksas procentuālo daļu. Katrai dokumenta tabulas daļas rindiņai tiek piešķirta komisijas maksas summa.
Atskaite komitentam par iepirkumiem veido komitenta parādu komisionāram par piegādātajām precēm (vai sniegtajiem pakalpojumiem), kā arī par komisijas atlīdzības apmaksu, kas tiek noformēta ar dokumentu. Apmaksas fakts sistēmā tiek atspoguļots pēc standarta shēmas. Programmā ir ieviesta iespēja atkārtoti iesniegt piegādātāju izrakstītos faktūrrrēķinus komitentam. Preču vai pakalpojumu nodošana komitentam tiek noformēta ar dokumentu “Preču izsniegšana no noliktavas”.
Preču, kas iegādātas komitenta vārdā, norakstīšana un izpirkšana tiek noformēta līdzīgi kā atbildīgās glabāšanas shēmā — ar dokumentiem “Preču norakstīšana no glabāšanas” un “Preču izpirkšana no glabāšanas”.