Saziņas un paziņojumu sistēma 1C un 1C:KA

1C un 1C:KA lietotāji var ne tikai noformēt dokumentus un analizēt datus, bet arī sazināties savā starpā tieši programmā. Šim nolūkam tiek izmantoti divi savstarpēji saistīti mehānismi: Saziņas sistēma un paziņojumi.

Saziņas sistēma ir paredzēta lietotāju savstarpējai komunikācijai: sarakstei, 1C objektu apspriešanai, failu apmaiņai, zvaniem un ekrāna demonstrēšanai. Savukārt paziņojumi palīdz informēt darbiniekus par notikumiem, kuriem nepieciešama uzmanība vai noteikta darbība.

Saziņas sistēma 1C

Saziņas sistēma ir 1C vidē integrēts uzņēmuma komunikācijas risinājums. Lietotājam nav jāpāriet uz atsevišķu ziņapmaiņas programmu, jākopē saites vai atsevišķi jāskaidro, par kuru dokumentu ir runa.

Apspriedi var veidot tieši klienta pasūtījuma, realizācijas dokumenta, partnera, nomenklatūras, atskaites vai cita informācijas bāzes objekta kontekstā.

Lietotājiem var būt pieejamas šādas iespējas:

• privātas un grupu apspriedes;
• ziņojumu un failu apmaiņa;
• dalībnieku statusu attēlošana;
• audio un videozvani;
• ekrāna demonstrēšana;
• apspriedes, kas piesaistītas konkrētiem 1C objektiem.

Konkrētais pieejamo iespēju apjoms ir atkarīgs no platformas versijas, izmantotā Saziņas servera un veiktajiem iestatījumiem.

Īpaši noderīgas ir kontekstuālās apspriedes. Piemēram, menedžeris var atvērt klienta pasūtījumu vai preču saņemšanas dokumentu un uzdot jautājumu atbildīgajam darbiniekam tieši no konkrētā dokumenta.

Ziņojuma saņēmējs no apspriedes var pāriet uz saistīto objektu, ja viņam ir atbilstošas piekļuves tiesības informācijas bāzē.

Zvani, videozvani un ekrāna demonstrēšana

Saziņas sistēmu var izmantot ne tikai kā iebūvētu čatu. Lietotāji var no sarakstes pāriet uz audio vai videozvanu un, ja nepieciešams, demonstrēt savu ekrānu.

Tas ļauj apspriest darba jautājumu, neizejot no 1C. Piemēram, viens darbinieks var atvērt dokumentu, otrs pārbaudīt datus, un abi uzreiz var pārrunāt konstatēto neatbilstību.

Atbalsta, konsultāciju un kopīgas datu pārbaudes gadījumos šāds scenārijs ir īpaši ērts: lietotājs var parādīt, kas notiek programmā, nevis mēģināt aprakstīt darbību secību atsevišķos ziņojumos.

Paziņojumi 1C

Paziņojums ir informatīvs ziņojums, kas tiek izveidots saistībā ar noteiktu notikumu. Tā uzdevums nav nodrošināt brīvu komunikāciju, bet gan pievērst lietotāja uzmanību konkrētai situācijai.

Paziņojumu izmantošanas piemēri:

• tuvojas līguma darbības termiņa beigas;
• mainījies klienta pasūtījuma statuss;
• dokumentam nepieciešama saskaņošana;
• radies kavēts parāds;
• nav izpildīta obligāta darbība;
• pienācis kontroles datums vai uzdevuma izpildes termiņš;
• konstatēta novirze no noteiktā nosacījuma.

Paziņojumā var būt norādīts ziņojuma teksts, aktualitātes termiņš, saņēmējs un saite uz objektu, kas ir konkrētā notikuma avots.

Tādējādi lietotājs saņem ne tikai brīdinājumu, bet arī iespēju uzreiz pāriet uz attiecīgo dokumentu vai katalogu un veikt nepieciešamo darbību.

Notikuma nosacījumam jābūt paredzētam konfigurācijas lietojumloģikā. Ja nepieciešamais scenārijs izmantotajā konfigurācijā nav pieejams, būs nepieciešama esošā mehānisma konfigurēšana vai neliela izstrāde.

Ar ko Saziņas sistēma atšķiras no paziņojumiem

Šie mehānismi viens otru papildina. Piemēram, paziņojums informē par radušos situāciju, bet apspriede ļauj darbiniekiem vienoties par turpmākajām darbībām konkrētā dokumenta kontekstā.

Automatizācijas piemērs: līguma termiņa beigu kontrole

Lai kontrolētu līgumu darbības termiņus, sistēma var regulāri atlasīt līgumus ar sadarbības partneriem, kuru darbības termiņš tuvojas beigām.

Veidojot šādu paziņojumu, jānosaka:

• paziņojuma avots, piemēram, līgums ar sadarbības partneri;
• saņēmējs, piemēram, atbildīgais menedžeris vai juridiskās nodaļas darbinieks;
• aktualitātes datums, līdz kuram ziņojumam jāpievērš uzmanība;
• konteksts, kas ļauj atvērt līguma kartīti;
• ziņojuma teksts ar līguma numuru, sadarbības partneri un darbības termiņa beigu datumu.

Ja līguma termiņš ir pagarināts, noslēgts jauns līgums vai esošais līgums priekšlaicīgi izbeigts, sākotnējam paziņojumam vairs nevajadzētu palikt aktīvam.

Tāpēc šāda scenārija konfigurācijā jāparedz automātiska paziņojuma aizvēršana, atcelšana vai tā aktualitātes datuma maiņa.

Kur tiek glabāti Saziņas sistēmas ziņojumi un dati

Saziņas sistēma izmanto atsevišķu 1C Saziņas serveri. Servera daļu var izvietot internetā vai uzņēmuma lokālajā tīklā uz pašas organizācijas infrastruktūras.

Ziņojumi, faili, apspriežu vēsture un ar tiem saistītie Saziņas sistēmas tehniskie dati tiek apstrādāti caur šo serveri, nevis vienkārši glabāti kā parasti konkrētās 1C informācijas bāzes dati.

Viens Saziņas serveris var apkalpot vairākus uz 1C platformas veidotus lietojumrisinājumus un informācijas bāzes.

„1C:Dialogs” vai savs Saziņas serveris

Izmantojot savu serveri, organizācija pati kontrolē Saziņas servera infrastruktūru, tā administrēšanu, atjaunināšanu un rezerves kopiju veidošanu.

Tomēr sava servera izmantošana pati par sevi nenozīmē automātisku visas infrastruktūras pilnīgu izolāciju. Atsevišķi jāpārbauda:

• datu bāzes un failu glabātuves izvietojums;
• pieslēguma adrese Saziņas serverim;
• izejošie tīkla savienojumi;
• mobilie push paziņojumi;
• ārējie kanāli un webhook savienojumi;
• serveri un tīkla infrastruktūra, kas tiek izmantota zvaniem.

Apspriežu vēsture 1C

Sarakste tiek saglabāta Saziņas sistēmā un var kalpot kā darba jautājuma risināšanas vēsture.

Tas ļauj vēlāk redzēt:

• kurš uzsāka apspriedi;
• kādi dati tika pārbaudīti;
• kādi precizējumi tika veikti;
• kādi faili tika nosūtīti;
• uz kuru 1C objektu konkrētā apspriede attiecās.

Procesos, kuros ar vienu dokumentu secīgi strādā vairāki darbinieki, tas ļauj saglabāt lēmumu pieņemšanas kontekstu pašā darba sistēmā, nevis vēlāk meklēt to e-pastā vai ārējā ziņapmaiņas programmā.

Paziņojumu saņemšana, kad 1C nav atvērts

Centralizētai ziņojumu attēlošanai var izmantot programmu „1C:Enterprise — Notifications and Launch”.

Tā ļauj saņemt paziņojumus no vairākiem lietojumrisinājumiem un strādāt ar Saziņas sistēmu arī tad, ja konkrētās informācijas bāzes klienta programma šobrīd nav palaista.

No paziņojuma lietotājs var atvērt nepieciešamo informācijas bāzi un pāriet uz attiecīgo apspriedi.

Ieguvumi uzņēmumam

Saziņas sistēmas un paziņojumu izmantošana palīdz saglabāt darba komunikāciju līdzās uzskaites datiem.

Darbiniekiem nav jāmeklē pasūtījuma apspriede e-pastā vai ziņapmaiņas programmā, savukārt jaunam procesa dalībniekam ir vieglāk atjaunot iepriekš pieņemto lēmumu vēsturi.

Automātiskie paziņojumi samazina atkarību no manuālas kontroles. Sistēma var pievērst atbildīgā darbinieka uzmanību tuvojošam termiņam, radušai novirzei vai nepieciešamībai veikt konkrētu darbību.

Papildu ieguvums ir procesa pārskatāmība. Apspriede paliek saistīta ar konkrēto objektu, bet ziņojumā var būt precīza saite uz notikuma avotu.

Tas samazina situācijas, kad darbinieki ir saņēmuši informāciju, bet nav sapratuši, uz kuru dokumentu, līgumu vai klientu tā attiecas.

Ieteikumi paziņojumu konfigurēšanai

Paziņojumi jāveido tikai par notikumiem, kuriem patiešām nepieciešama reakcija. Pārāk liels ziņojumu skaits ātri samazina lietotāju uzmanību.

Katram paziņojuma veidam ieteicams noteikt:

• atbildīgo saņēmēju;
• paziņojuma veidošanas pamatojumu;
• aktualitātes termiņu;
• prioritāti;
• ziņojuma tekstu;
• saiti uz avotu;
• nosacījumu, pie kura paziņojums vairs nav aktuāls.

Par saņēmēju labāk norādīt nevis visus lietotājus, bet konkrētu atbildīgo darbinieku vai grupu, kas saistīta ar attiecīgo biznesa procesu.

Vienlaikus jāņem vērā darbinieku aizvietošana un atbildīgo personu maiņa.

Biežāk uzdotie jautājumi