Bankas izraksta ielādes un apstrādes automatizācija 1C

No bankas izraksta līdz gataviem grāmatvedības dokumentiem — dažos klikšķos

Katru dienu bankas kontā parādās desmitiem darījumu — klientu maksājumi, karšu norēķini, bankas komisijas, nodokļu maksājumi, algas. Parasti katru no tiem grāmatvedim vajadzētu ievadīt sistēmā ar roku.

„Bankas izraksta ielāde” šo darbu paveic lielākoties pati: izlasa bankas izrakstu — tiek atbalstīti vairāki izrakstu formāti, tostarp dažādu banku un maksājumu sistēmu eksportētie faili — un no tā sagatavo gatavus grāmatvedības dokumentus, atstājot lietotājam tikai gala pārbaudi.

Maksājumu eksports uz banku

Maksājumu uzdevumu sagatavošana un eksportēšana uz banku var atņemt daudz laika, īpaši, ja maksājumi tiek veidoti iepriekš vai apstrādāti lielos apjomos.

1C:Grāmatvedība 8 piedāvā rīku „Eksports uz banku”, kas ļauj šo procesu automatizēt un pielāgot ikdienas darba situācijām.

Bankas izvēle, organizācija, eksporta datums un dokumenti, kuri tiks eksportēti uz banku, atlasās automātiski — nekas nav jāmeklē vairākās izvēlnēs.

Automātiska izpildes datuma nomaiņa uz tekošo datumu

Bieži vien grāmatvedībā maksājumu uzdevumi tiek sagatavoti iepriekšējās dienās vai pat nedēļās, kā rezultātā dokumentā norādītais datums vairs neatbilst faktiskajai nosūtīšanas dienai.

Risinājumā ir iestrādāta funkcija „Mainīt apmaksas datumu uz tekošo datumu”.

Ieslēdzot šo iestatījumu, sistēma nodrošina, ka eksportētie maksājumi tiek pielāgoti tekošajai dienai.

Apstrāde „Bankas izraksta ielāde”

Viss vienā logā: konta izvēle, ielādes fails un nepieciešamie iestatījumi ir pārskatāmi vienuviet.

Ietaupa laiku ikdienas darbā

Tā vietā, lai katru bankas izraksta rindu pārrakstītu sistēmā ar roku, pietiek norādīt izraksta failu un sākt datu ielādi.

Apstrāde nolasa ierakstus, sagatavo tos pārskatīšanai un pēc apstiprinājuma izveido nepieciešamos dokumentus. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem ar lielu maksājumu apjomu, kur manuāla ievade prasītu ievērojami vairāk laika.

Pirms datu apstrādes tiek pārbaudīts arī tas, vai ielādētais izraksts pieder izvēlētajai organizācijai un kontam, lai nepieļautu nepareiza faila datu ielādi.

Automātiska dažādu maksājumu veidu atpazīšana

Apstrāde spēj klasificēt dažādus maksājumu veidus, samazinot manuālu datu ievadi un kļūdu iespējamību.

• Karšu un ATM iemaksu darījumi — tiek atpazīti pēc raksturojuma un automātiski iegrāmatoti atbilstošajā kontā, tostarp uzņēmumiem ar vairākiem tirdzniecības punktiem.
• Maksājumi darbiniekiem un fiziskām personām — avansa norēķini un citi maksājumi fiziskām personām tiek atpazīti un noformēti ar atbilstošo darījuma veidu.
• Bankas komisijas — tiek atdalītas no pamata darījuma un iegrāmatotas atsevišķi.

POS un karšu maksājumiem var iepriekš norādīt provaideri un kontu, uz kuru darījumi jāgrāmato. Pēc tam apstrāde šādus darījumus atpazīst automātiski.

POS provaideris un konts jānorāda tikai vienreiz — pēc tam kartes maksājumi automātiski nonāk atbilstošajā vietā.

Reāla bankas izraksta rinda ar POS darījumu — apstrāde pēc darījuma apraksta atpazīst kartes maksājumu.

Ienākošam maksājumam, piemēram, kartes darījuma ieskaitījumam, tiek izveidots dokuments „Naudas ienākums kontā” ar jau aizpildītu komisijas kontu un summu.

Ienākošam kartes maksājumam tiek sagatavots dokuments „Naudas ienākums kontā” ar nepieciešamo informāciju.

Saistīto dokumentu un darījuma partneru atrašana

Apstrāde ne tikai nolasa pašu maksājumu, bet arī mēģina sasaistīt to ar jau esošajiem datiem sistēmā.

• Atrod un piesaista apmaksāto rēķinu vai parādu. Pēc maksājuma apraksta apstrāde meklē, kuram darījuma partnera dokumentam maksājums pieder.
• Novērš dubultu iegrāmatošanu. Pirms jaunu dokumentu izveides tiek pārbaudīts, vai līdzīgs maksājums pēc datuma, partnera un summas programmā jau neeksistē.
• Izveido jaunus darījuma partnerus. Ja maksājuma saņēmējs vai devējs programmā vēl nav reģistrēts, apstrāde var izveidot jaunu darījuma partneri.

Pielāgošana atkārtotiem maksājumiem

Atkārtotiem maksājumiem, piemēram, ikmēneša bankas komisijai vai regulāram pakalpojuma maksājumam, var vienreiz norādīt darījuma partneri un/vai kontu, kam maksājums jāpiesaista pēc apraksta teksta vai partnera nosaukuma.

Turpmāk apstrāde šo piesaisti veic automātiski katru reizi, kad attiecīgais maksājums parādās bankas izrakstā.

Piemērs: maksājuma paskaidrojumu var vienreiz piesaistīt konkrētam darījuma partnerim un grāmatvedības kontam.

Vairāku veikalu, termināļu un bankomātu (ATM) atbalsts

Iestatījumus iespējams pielāgot konkrētā uzņēmuma struktūrai, kas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem ar vairākiem veikaliem un tirdzniecības vietām.

• Konkrētu POS termināļu un veikala karšu darījumus var sasaistīt ar pareizo veikalu.
• Tiek atbalstīta veikalu skaidras naudas iemaksu bankomātā apstrāde, tostarp attiecīgo kases dokumentu izveide.
• Vienreiz izveidotos iestatījumus var saglabāt failā un vēlāk ielādēt atpakaļ.

Papildu veikalu un termināļu sasaistes funkcionalitāti var ieslēgt tikai tad, kad tā ir nepieciešama.

Kad iespēja ir ieslēgta, katru termināli var piesaistīt konkrētam veikalam un nodaļai.

Piemērs: termināls „ATM-071” piesaistīts veikalam „EKA veikals Mols” un nodaļai „TC Mols”.

Ērta pārskatīšana pirms apstiprināšanas

Pirms dokumentu izveides visi ielādētie ieraksti ir redzami sarakstā. Lietotājs var izvēlēties, kurus ierakstus apstrādāt.

Karšu un POS darījumus iespējams izveidot arī atsevišķi, neveidojot pārējos dokumentus. Tas ļauj saglabāt kontroli pār apstrādājamiem datiem.

Izmaksas fiziskām personām, ieturot IIN izmaksas brīdī

Uzņēmumiem, kas ikdienā veic izmaksas fiziskām personām un kuriem izmaksas brīdī jāietur iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN), apstrādē ir paredzēta īpaša papildu iespēja.

Nepieciešamo informāciju apstrāde nolasa no bankas konta izraksta un uz tās pamata sagatavo atbilstošos grāmatvedības dokumentus.

Lai funkcija darbotos, laukā „Fiz. persona” vienreiz jānorāda grāmatvedības konts, kas uzņēmuma kontu plānā paredzēts iedzīvotāju ienākuma nodokļa uzskaitei, piemēram, konts 5722.

Fizisko personu ienākumu veidi — maksājuma mērķi sāk ar attiecīgo četrzīmju kodu.

Laukā „Fiz. persona” vienreiz jānorāda IIN uzskaites konts — turpmāk apstrāde to izmanto automātiski.

Rezultāts: izmaksa fiziskai personai tiek noformēta kā gatavs „Maksājuma uzdevums” ar darījuma veidu „Izmaksa fiziskām personām”.