Kā pārvaldīt projektus?

Pēdējo gadu laikā projekta koncepcija ir ļoti mainījusies. Iepriekš projekts bija kaut kas provizorisks, tā bija kaut kāda dokumentācija, tāmes un aprēķini. Tagad projekts ir pasākums vai process, kuram ir noteikts termiņš un kura mērķis ir radīt unikālu produktu. Arvien biežāk projekta pieeja tiek izmantota ne tikai organizācijas darbā, bet arī cilvēka dzīvē. Taču šodien pievērsīsimies projektiem biznesā, precīzāk projektu vadībai un noderīgiem rīkiem, kas var noderēt katram projekta dalībniekam.

Galvenā projekta atšķirīgā iezīme no regulārām darbībām darbplūsmu ietvaros ir tā beigas. Ja algas procesi, LEADu vai parādnieku apzvanīšanas procesi ir regulāri un tiem nav beigu, bet tikai termiņš, tad projekts agri vai vēlu beidzas.

Kad projekts beidzas? Kad ir sasniegti projekta mērķi. Un kā novērtēt laiku? Šeit parasti sākas projekta vadības process. Lai novērtētu laiku, jums ir jāsadala projekts posmos un katram posmam jāpiešķir termiņi. Bet tas viss kaut kur jāatspoguļo, lai jebkurš projekta dalībnieks zinātu uzdevumu izpildes termiņus, projekta mērķi, posmus un atbildīgos par rezultātu. Vienkāršākais veids, kā to izdarīt, ir programmā, kas ļauj sekot līdzi aktivitātēm projekta posmu kontekstā.

Visas projekta aktivitātes ir pakļautas noteiktai darbību secībai, kurai nav nozares specifikas. Pēc projekta uzsākšanas, tā mērķa un laika noteikšanas, nepieciešams izveidot projekta komandu, vienoties par komunikāciju komandas iekšienē. Katram komandas loceklim ir jāzina, ar ko viņš var sazināties, kur meklēt svarīgu informāciju, un jāsaprot sava darba termiņi un visa komunikācija starp komandas locekļiem.

Ir vairākas projektu vadības metodes.

Agile - metode, kā vienu projektu sadalīt vairākos mini projektos ar pakāpenisku ieviešanu.

SCRUM - metode, kā sadalīt projektu daļās un uzdevumu izpilde ar šo metodi nenotiek secīgi, bet paralēli. Katrs projekta dalībnieks ir apveltīts ar lomu, ar skaidriem pienākumiem.

Kanban - projektu vadības metode, kurā uzdevumiem nav termiņu, tos var pārvietot (pa posmiem), apturēt vai pilnībā atteikties, ja iespējams.

Kā izvēlēties programmu projekta aktivitāšu veikšanai, lai programma nekļūtu par šķērsli mērķa sasniegšanai, bet kļūtu par vērtīgu instrumentu? Iepriekš mēs jau esam nolēmuši, ka mums ir nepieciešami rīki vizualizācijai, jo mums ir grafiski jāatspoguļo projekta stadijas, atsevišķu uzdevumu izpildes laiks. Mums jāorganizē komunikācija ar projekta dalībniekiem. Galvenais, lai nenotiktu tā, ka termiņi ir nobīdījušies komunikācijas trūkuma dēļ, jo daļa kolektīva atrodas citā birojā, citā pilsētā, valstī, vai darbinieks strādā no mājām. Varbūt kāds dod priekšroku sazināties pa pastu, kāds pa mesindžeriem. Ir jāizveido vienots lauks, kur visiem būs ērti. Gadījumā, ja projektam ir ierobežots budžets, mums būs jāseko līdzi līdzekļu izlietojumam, salīdzinot, cik plānojām tērēt un faktiski iztērējām. Gadījumā, ja tēriņi nenotiek pēc plāna, jāreaģē ātri un jāpalielina budžets vai jāpārskata visa izdevumu daļa.

Ir diezgan daudz programmu, kas ļauj veikt uzskaiti par projekta aktivitātēm tirgū. Ir vairākas programmas, kas atbilst mūsu prasībām (vizualizācija, komandas komunikācija, budžeta izpildes plānošana. Viena no tām ir Bitrix 24. Iespējams, esat dzirdējuši par to kā CRM sistēmu, jā, tā ir, bet tai ir arī pilnvērtīga projektu vadība modulis Apskatīsim, kāpēc tas mums ir piemērots?

Pirmkārt, tajā ir vairākas pēc noklusējuma ieviestas projektu vadības metodes, un tās visas palīdz vizualizēt uzdevumus, termiņus un atbildīgos cilvēkus. Programmā veidojot projektu, uzreiz var iedalīt darbiniekus, kas būs daļa no komandas, un piešķirt tiem lomas. Sākotnējā posmā programmas iestatījumi var nodrošināt automātisku paziņojumu par jautājumiem par uzdevumiem, par to, ka uzdevums ir izpildīts un ir jāpārbauda, ​​un ka uzdevumi ir aizvērti. Par nokavētajiem datumiem. Turklāt to visu var saņemt gan projekta vadītājs, gan jebkurš cits interesents.

Ja Ganta diagramma jums ir ērts rīks, tad tā ir pieejama Bitrix 24 un tiešsaistē parāda projekta posmus, to izpildes procentus un termiņu ievērošanu.

Otrkārt, komunikācija programmas ietvaros darbojas šādi. Ka jebkuras vēstules, ziņas var nosūtīt un saņemt pašā programmā, neejot uz citām aplikācijām. Katram projektam ir sava mape ar dokumentāciju, ir savs komandas dalībnieku čats, uzdevumam var pievienot jebkuru vēstuli. Ekrānuzņēmumi, attēli, apraksti, teksta faili - to visu var redzēt vienuviet. Ērts darbiniekiem. Labi vadītājiem. Projekts var būt publisks un pieejams apskatei visiem sistēmas lietotājiem, vai arī tas var būt privāts. Un pievienoties var tikai ar ielūgumu.

Sanāksmes, mītiņus un diskusijas var rīkot, izmantojot video saziņu ar sapulces ieraksta saglabāšanas funkciju. Ja darbinieka kalendārā jau ir ieplānots cits pasākums, organizators var izlemt, vai sapulci rīkot bez darbinieka vai pārcelt sapulci. Individuālais darbinieka kalendārs ir uzticams rīks viņa dienas plānošanai. Sinhronizējot, piemēram, ar Google kalendāru, varat būt drošs, ka, lai kur atrastos jūsu kolēģis, viņš zinās par tikšanos un varēs pieslēgties no jebkuras mobilās ierīces.

Treškārt, programma ļauj veikt finanšu uzskaiti un dokumentāciju, kas saistīta ar projekta izmaksām. Iespējama integrācija ar citām grāmatvedības sistēmām, piemēram, ar 1C. Jebkāda atskaite par projektu ir pieejama programmā ērta informācijas paneļa veidā darbinieku snieguma novērtēšanai. Izmantojot šo analīzi, jūs varat savlaicīgi pieņemt lēmumu par darbinieka - projekta komandas locekļa - nomaiņu. Jūs varat pārvaldīt atsevišķa darbinieka sniegumu. Ja pamanāt, ka darbinieks pārāk daudz laika velta kāda uzdevuma veikšanai, tad tas ir iemesls ciešākai saziņai ar viņu, iespējams, viņam trūkst kompetences, vai arī viņam jāuzstāda uzdevumi ar kontrolsarakstu paškontrolei.

Onetec speciālisti ir gatavi jums ērtā laikā nodemonstrēt programmas iespējas, dalīties ar projektu automatizācijas piemēriem un izveidot unikālu projekta aktivitāšu uzskaites sistēmu tieši jums!

Plānojiet, pareizi organizējiet savu darbu un sasniedziet savus mērķus kopā ar mums.