Mūsdienīgai ERP sistēmai būtu jāatrisina naudas plūsmas vadības, ražošanas resursu, materiālā nodrošinājuma plānošanas un, protams, ar personāla vadību saistītie jautājumi.

Atšķirībā no Latvijas tirgū esošajām grāmatvedības sistēmām, jaunā ERP ļauj saglabāt datus par darbiniekiem, kas reģistrēti kā pilnas slodzes darbinieki un ārštata darbinieki, ņemt vērā ne tikai algu, bet arī darbinieka produktivitāti, kā arī esošos atskaitījumi par saistībām (alimenti, apdrošināšana, aizdevumi, kas izsniegti darbiniekam organizācijā).

Apskatīsim visu apakšsistēmas "Alga un personāla vadība" ciklu ERP 2. Sāksim ar to, ka, lai pieņemtu darbā darbiniekus un noformētu visus likumā noteiktos dokumentus, ir jāizveido Organizācijas struktūra ar nodaļām un nodaļas sistēmā. Kāpēc programmā ir vajadzīga struktūra?

Pirmkārt, lai nodrošinātu automātisku datu aizpildīšanu par privātpersonas darba vietu (tās nodaļu, amatu) dažādos dokumentos, kurus darbinieks var pieprasīt vai izveidot saskaņā ar Likumdošanu.

Otrkārt, programma ļauj ģenerēt uzkrājumus un izveidot pārskatus par departamentu algu izmaksu. Tas ir ērti, ja darbinieku skaits ir liels vai ja nepieciešams analizēt personāla izmaksas nodaļu kontekstā.

Treškārt, ja uzņēmumam ir atsevišķas filiāles vai attālinātas nodaļas, tad pareizi izveidota struktūra ļauj vadīt procesus, ņemot vērā reģionālo specifiku vai struktūrvienības specifiku uzņēmumā. Kas šeit ir domāts? Bieži vien tādām nodaļām kā noliktava vai ražošanas cehs ir savs darba grafiks, kas atšķiras no grāmatvedības nodaļas vai pārdošanas nodaļas. Dažādām nodaļām algas tiek aprēķinātas atšķirīgi, kaut kur tā ir tikai alga, bet kaut kur tiek izvadīta tikai pēc stundām vai padarītā darba apjoma.

Personāla tabula ir dokuments, kas ļauj veikt darbinieku uzskaiti pa departamentiem amatu kontekstā. Pateicoties dokumentam un pareizai darba attiecību noformēšanai ar darbiniekiem, jūs varat ātri noteikt, kuri amati darbinieku sarakstā nav slēgti, un izveidot uzdevumu vervētājam. Ērtības labad tiek nodrošināta arī dažādu drukātu veidlapu aizpildīšana ar datiem par ieņemamo amatu. Piemēram, ja ir svarīgi drukātā veidā norādīt dokumenta, piemēram, rēķina, autora uzvārdu, vārdu un amatu, tad programma tos aizstās tikai no darbinieku saraksta. Analītiskajā pārskatā "Personāla analīze" tiks parādīts, cik likmju ir plānotas un faktiski aizņemtas, tiks sniegti dati par algu apmēru, ko paredz štatu tabula, un cik patiesībā tiek iztērēts. 

Personas datu glabāšana par darbiniekiem ir pilnībā pielāgota Latvijas likumdošanai. Nodarbinātību programmā norāda ar Rīkojums par pieņemšanu darbā. Sistēmā papildus tiek ievadītas izmaiņas darba apstākļos vai algās pēc nodarbinātības. Šim nolūkam ir izstrādāti dokumenti “Personāla pārcelšana” un “Darba samaksas maiņa”.

Pārcelšana uz citām nodaļām, apakšnodaļām un atlaišana tiek atspoguļota papildu dokumentos, kas pilnībā atbilst likumam un kuriem ir drukas veidlapas latviešu valodā.

Lai vienkāršotu darbu ar personālu, programma nodrošina atsevišķu darba vietu "Darbs ar personālu". Lielajos uzņēmumos, kur par personāla uzskaiti atbild nevis grāmatvedis, bet darbinieku attiecību speciālists, ļoti ērti izmantot šādu nominālo darba vietu. Darbiniekam ir pieejama tieši tā informācija, kas viņam nepieciešama, bet pārējai viņam nav piekļuves.

Izmaksas un atskaitījumu noformēšana.

Katram uzkrāšanas veidam vispirms ir jāizveido uzkrājumu veidne. Veidnē jānorāda veids - alga, prēmija, vienreizējie maksājumi. Veidojot algas aprēķina veidni, mēs vienkārši norādām, ka darbinieks saņem algu atbilstoši nostrādātajām stundām.

Viņa algas apmērs ir norādīts štatu tabulā, un nostrādātās stundas apliecina "Laika uzskaite". Aprēķinot prēmiju, varat norādīt, par kādiem rādītājiem tiek vākti dati, un formulu, kā tiek aprēķināta summa.

Piemēram, darbinieks saņem prēmiju par pārdošanu, noteiktu procentuālo daļu no apgrozījuma vai peļņas. Visu sīki pierakstām veidnē un aprēķinot algu dokumentā, norādām pēc kādiem parametriem darbiniekam ir nepieciešams algu aprēķināt. Visus šos uzkrājumus atspoguļojam dokumentā “Darba samaksas atspoguļojums finanšu grāmatvedībā”, pieņemot darbā darbinieku.

Ja darbiniekam ir ieturējumi valsts kasē obligāto maksājumu veidā, tad, piesakoties darbā, ir jāizveido atskaitījumu aprēķināšanas veidne un jāatspoguļo, kā arī uzkrājumi dokumentā “Darba samaksas atspoguļojums finansēs. grāmatvedība”. Turpmākajos mēnešos atskaitījumi tiks aprēķināti automātiski.

Tajā pašā dokumentā varat norādīt atskaitījumus par aizdevumiem, ko organizācija izsniedz darbiniekam. Ja organizācija izmanto medicīnisko apdrošināšanu, ko darbinieks un darba devējs maksā vienādās daļās, tad to var norādīt arī cilnē “aizturēt”.

Atvaļinājumi un prombūtnes.

Lai, pārejot uz jaunu programmu, netiktu pazaudētas pārējās brīvdienas, tās programmā var ievadīt ar dokumentu “Iebraukšana pārējās brīvdienās”. Jebkura veida brīvdienas, kas tiek izmantotas Latvijā, var tikt atspoguļotas programmā un aprēķinātas automātiski.

Vienlaikus vienmēr ir iespēja apskatīt reizi gadā sastādīto atvaļinājumu grafiku nākamajam gadam. To var pielāgot un nodrošināt darbiniekiem piekļuvi.

Komandējumus, bezalgas atvaļinājumus un neapmaksātas prombūtnes fiksē ar īpašiem dokumentiem. Šos dokumentus programma analizēs, aprēķinot darba samaksu par periodu. Ja darbiniekam vēl nav informācijas par slimības atvaļinājumu, bet viņš nav devies uz darbu, viņa prombūtni var ierakstīt ar dokumentu “Prombūtne neizskaidrojama iemesla dēļ”.

Slimības atvaļinājuma aprēķini ir pilnībā pielāgoti Latvijas likumdošanas prasībām.

Visi dokumenti, kas saistīti ar uzkrājumiem, atskaitījumiem, maksājumiem darbiniekiem, atrodas vienā dokumentu žurnālā, un tiem ir iespēja pielāgot sarakstu pēc lietotāja pieprasījuma.

Maksājumu veikšana starpnorēķinu periodā programmā ir ieviesta ļoti ērti, ja darbinieks mēneša vidū dodas atvaļinājumā, vai arī viņš pamet darbu, un viņam ir jāsamaksā aprēķins. Iespējams, jūs sniedzat darbiniekam finansiālu palīdzību vai arī darbinieks pieprasa avansa maksājumu, vienkārši aizpildiet programmā “Vienreizējs aprēķins” dokumentu un izziņu par maksājumu saskaņā ar to.

Ja jūs interesē programma un jums ir radušies jautājumi saistībā ar personāla uzskaiti jūsu uzņēmumā, varat pieteikties saziņai mūsu mājas lapā, mēs ar jums sazināsimies darba dienas laikā un vienosimies par programmas prezentāciju jums ērtā laikā. Lai prezentācija būtu maksimāli efektīva, veiksim aptauju un sagatavosim atbildes.