Iepirkumu pārvaldība
Iepirkumu pārvaldībai ir pieejamas dažādas iespējas:- preču piegādātāju izvēle;
- dažādi iepirkumu nosacījumi;
- atbalsts dažādām shēmām preču saņemšanai no piegādātāja;
- dažādas iespējas pasūtījumu noformēšanai piegādātājiem un to izpildes kontrolei;
- pasūtījumu pielāgošana un slēgšana piegādātājiem;
- piegādātāju cenu uzraudzība;
- preču piegādes reģistrācija;
- piegāžu un maksājumu grafiku plānošana;
- saņemšanas korekcija un atgriešana piegādātājiem.
No piegādātāja saņemto primāro dokumentu reģistrācija (ienākošās pavadzīmes, cenrāži utt.) vairumā gadījumu prasa nomenklatūras precizēšanu.
Ir iespējama situācija, ka preču nosaukums piegādātāja dokumentos nesakrīt ar to pašu preču nosaukumu, kas reģistrēts infobāzē. Lai atrisinātu šo situāciju, ir iespējams saglabāt informāciju par piegādātāja nomenklatūras un informācijas bāzē reģistrētās nomenklatūras atbilstību.
Iepirkumu nosacījumu reģistrācijai tiek nodrošināts pielietotā risinājuma elements — Līgums par iepirkuma nosacījumiem, kura izmantošana ļauj:
- norādīt piegādātāju;
- nosaka apmaksas noteikumus (maksājuma kārtību, apmaksas posmus, līgumu izmantošanu);
- norādīt preču piegādes laiku — tiek izmantots, lai aprēķinātu paredzamo piegādes datumu;
- norādīt noliktavu preču piegādei no piegādātāja utt.
Vienošanās ar piegādātāju ietvaros var tikt sastādīts līgums ar piegādātāju. Šajā gadījumā līgums ar piegādātāju tiek veidots uz vienošanās pamata.
Pasūtījumus piegādātājiem var ģenerēt automātiski, pamatojoties uz preču piegādes nepieciešamības aprēķinu atbilstoši piegādes parametriem (preču piegādes laiks no piegādātāja, vidējais patēriņš utt.).
Tāpat pasūtījumu piegādātājam var ievadīt, pamatojoties uz iepriekš izpildītiem klienta pasūtījumiem, darījumiem ar klientu. Veicot pasūtījumu līguma ietvaros, automātiski tiek aizpildīti galvenie iepirkumu nosacījumi (valūta, piegādātāja cenas veids, maksājuma parametri, līgumu izmantošana u.c.).
Preču apmaksas kontrole pēc piegādātāju pasūtījumiem tiek veikta saskaņā ar pasūtījumā piegādātājam norādīto apmaksas datumu. Pasūtījumā varat norādīt vēlamo preces saņemšanas datumu. Balstoties uz paredzamo preču piegādes datumu analīzi, iespējams sastādīt preču piegādes grafiku.
Piegādātāja saistību izpilde tiek kontrolēta, izmantojot dokumenta statusus un stāvokļus. Dokumentu statusi tiek piešķirti manuāli. Statuss — informācija par pasūtījumu, kas tiek aprēķināta automātiski, pamatojoties uz informācijas datubāzē esošajiem datiem (statuss, maksājums, krājumu pieejamība utt.).
Reģistrējot preču piegādes no piegādātāja, var atspoguļot dažādas darbības:- Preču pirkšana no piegādātāja;
- Preču iegāde ar atbildīgās personas starpniecību;
- Preču pieņemšana komisijā;
- Importa preču iegāde;
- Preču imports no ES valstīm un trešajām valstīm.
Preču saņemšanas no piegādātāja darbības tiek fiksētas preču un pakalpojumu iegādes dokumentā.
Samaksu par preču piegādi var veikt saskaņā ar līgumu, konkrētu pasūtījumu piegādātājam, saskaņā ar konkrētu saņemšanas dokumentu:- piegādātājam pārskaitīto avansa maksājumu ir iespējams ieskaitīt;
- maksājumu var pārskaitīt no viena piegādātāja pasūtījuma uz citu.
Lai atspoguļotu saņemto preču atgriešanas operāciju, tiek nodrošināts dokuments — Preču atgriešana piegādātājam, kura izmantošana maina norēķinu stāvokli ar piegādātāju un atspoguļo preču īpašumtiesību pāreju. Preču atgriešana no piegādātāja var tikt izsniegta, pamatojoties uz datiem par preču un pakalpojumu saņemšanu.
Preču pieņemšana komisijā
Lai atspoguļotu preču pieņemšanas komisijā procesu, lietojumprogrammas risinājums piedāvā šādas iespējas:- aktuālas informācijas uzturēšana par komitentu;
- darba apstākļu uzglabāšana, analīze un salīdzināšana ar komitentu;
- ar komitentu noslēgto līgumu reģistrācija;
- nosūtīto preču saņemšanas plānošana, izmantojot pasūtījumus komitentam;
- preču saņemšanas un atgriešanas reģistrācija un to atsevišķa uzskaite;
- komisijas preču pārdošanas un norakstīšanas reģistrācija;
- komisijas maksas aprēķins un parādsaistību veidošana.
Norēķinu veikšanas kārtība ar komitentu atšķiras no parastās iepirkumu kārtības. Ir pieejamas šādas iespējas: pēc līguma un pēc komisijas atskaitēm.