Система взаимодействия и оповещения в 1С и 1С:КА

В 1С и 1С:КА пользователи могут не только оформлять документы и анализировать данные, но и взаимодействовать друг с другом непосредственно в программе. Для этого используются два связанных механизма: Система взаимодействия и оповещения.

Система взаимодействия предназначена для общения между пользователями: переписки, обсуждения объектов 1С, обмена файлами, звонков и демонстрации экрана. Оповещения помогают сообщать сотрудникам о событиях, которые требуют внимания или выполнения определенных действий.

Система взаимодействия в 1С

Система взаимодействия представляет собой встроенную в 1С корпоративную среду общения. Пользователю не требуется переходить в отдельный мессенджер, копировать ссылки или отдельно объяснять, о каком документе идет речь.

Обсуждение можно вести непосредственно в контексте заказа, реализации, партнера, номенклатуры, отчета или другого объекта информационной базы.

Пользователям доступны:

• личные и групповые обсуждения;
• обмен сообщениями и файлами;
• отображение статусов участников;
• аудио- и видеозвонки;
• демонстрация экрана;
• обсуждения, связанные с конкретными объектами 1С.

Конкретный состав возможностей зависит от версии платформы, используемого Сервера взаимодействия и выполненных настроек.

Особенно полезны контекстные обсуждения. Например, менеджер может открыть заказ клиента или документ поступления и задать вопрос ответственному сотруднику непосредственно из документа.

Получатель сообщения сможет перейти из обсуждения к связанному объекту, если у него есть соответствующие права в информационной базе.

Звонки, видеосвязь и демонстрация экрана

Система взаимодействия может использоваться не только как встроенный чат. Пользователи могут переходить от переписки к аудио- или видеозвонку и при необходимости демонстрировать экран.

Это позволяет обсуждать рабочий вопрос, не выходя из 1С. Например, один сотрудник может открыть документ, другой проверить данные, после чего участники сразу обсудят обнаруженное расхождение.

Для поддержки, консультаций и совместной проверки данных такой сценарий особенно удобен: пользователь может показать, что происходит в программе, вместо того чтобы описывать последовательность действий отдельными сообщениями.

Оповещения в 1С

Оповещение представляет собой информационное сообщение, которое формируется в связи с определенным событием. Его задача не организовать свободное общение, а обратить внимание пользователя на конкретную ситуацию.

Примеры использования оповещений:

• приближается окончание срока действия договора;
• изменилось состояние заказа клиента;
• документ требует согласования;
• возникла просроченная задолженность;
• не выполнено обязательное действие;
• наступила дата контроля или срок исполнения задачи;
• обнаружено отклонение от установленного условия.

Оповещение может содержать текст сообщения, дату актуальности, получателя и ссылку на объект, который стал источником события.

Пользователь получает не просто предупреждение, а возможность сразу перейти к документу или справочнику и выполнить необходимое действие.

Условие события должно быть предусмотрено прикладной логикой конфигурации. Если нужный сценарий отсутствует в используемой конфигурации, потребуется настройка существующего механизма либо небольшая доработка.

Чем Система взаимодействия отличается от оповещений

Эти механизмы дополняют друг друга. Например, оповещение сообщает о возникшей ситуации, а обсуждение позволяет сотрудникам согласовать дальнейшие действия непосредственно в контексте документа.

Пример автоматизации: контроль окончания срока договоров

Для контроля сроков действия договоров система может регулярно отбирать договоры с контрагентами, срок действия которых приближается к завершению.

При формировании такого оповещения должны быть определены:

• источник оповещения, например договор с контрагентом;
• получатель, например ответственный менеджер или сотрудник юридического отдела;
• дата актуальности, до которой сообщение требует внимания;
• контекст, позволяющий открыть карточку договора;
• текст сообщения с номером договора, контрагентом и датой окончания действия.

Если срок договора продлен, заключен новый договор или договор досрочно прекращен, первоначальное оповещение не должно продолжать отображаться как актуальное.

Поэтому при настройке такого сценария необходимо предусмотреть автоматическое закрытие оповещения, его отмену или изменение даты актуальности.

Где хранятся сообщения и данные Системы взаимодействия

Система взаимодействия использует отдельный 1С:Сервер взаимодействия. Серверная часть может быть развернута в интернете либо непосредственно в локальной сети предприятия на инфраструктуре самой организации.

Сообщения, файлы, история обсуждений и связанные технические данные Системы взаимодействия работают через этот сервер, а не просто хранятся как обычные данные конкретной информационной базы 1С.

Один Сервер взаимодействия может использоваться несколькими прикладными решениями на платформе 1С.

«1С:Диалог» или собственный Сервер взаимодействия

При собственном размещении организация самостоятельно контролирует инфраструктуру Сервера взаимодействия, его обслуживание, обновление и резервное копирование.

При этом использование собственного сервера не означает автоматическую полную изоляцию всей инфраструктуры. Необходимо отдельно проверить:

• размещение базы данных и файлового хранилища;
• адрес подключения к Серверу взаимодействия;
• исходящие сетевые соединения;
• мобильные push-уведомления;
• внешние каналы и вебхуки;
• серверы и сетевую инфраструктуру, используемые при звонках.

История обсуждений в 1С

Переписка сохраняется в Системе взаимодействия и может использоваться как история решения рабочего вопроса.

Это позволяет позднее увидеть:

• кто инициировал вопрос;
• какие данные проверялись;
• какие уточнения были сделаны;
• какие файлы передавались;
• к какому объекту 1С относилось обсуждение.

Для процессов, в которых несколько сотрудников последовательно работают с одним документом, это позволяет сохранить контекст решения внутри рабочей системы, а не искать его позднее в электронной почте или стороннем мессенджере.

Получение оповещений, когда 1С не открыта

Для централизованного отображения сообщений может использоваться программа «1С:Предприятие — оповещения и запуск».

Она позволяет получать оповещения от нескольких прикладных решений и работать с Системой взаимодействия даже в том случае, когда клиентское приложение соответствующей базы сейчас не запущено.

Из оповещения пользователь может открыть нужную информационную базу и перейти к обсуждению.

Преимущества для компании

Использование Системы взаимодействия и оповещений помогает сохранять рабочую коммуникацию рядом с учетными данными.

Сотрудникам не требуется искать обсуждение заказа в почте или мессенджере, а новому участнику процесса проще восстановить историю принятого решения.

Автоматические оповещения сокращают зависимость от ручного контроля. Система может обращать внимание ответственного сотрудника на приближение срока, возникшее отклонение или необходимость выполнить действие.

Дополнительным преимуществом является прозрачность. Обсуждение остается связано с объектом, а сообщение может содержать точную ссылку на источник события.

Это уменьшает количество ситуаций, когда сотрудники получили информацию, но не поняли, к какому документу, договору или клиенту она относится.

Рекомендации по настройке оповещений

Оповещения должны формироваться только по событиям, которые действительно требуют реакции. Избыточное количество сообщений быстро снижает внимание пользователей.

Для каждого вида оповещения рекомендуется определить:

• ответственного получателя;
• основание формирования;
• срок актуальности;
• приоритет;
• текст сообщения;
• ссылку на источник;
• условие прекращения актуальности.

Получателем лучше назначать не всех пользователей, а конкретного ответственного сотрудника или группу, связанную с бизнес-процессом.

При этом необходимо учитывать замещение сотрудников и изменение ответственных лиц.

Частые вопросы