Автоматизация загрузки и обработки банковских выписок в 1С

От банковской выписки до готовых бухгалтерских документов — в несколько кликов

Каждый день на банковском счёте появляются десятки операций: платежи клиентов, расчёты банковскими картами, банковские комиссии, налоговые платежи, заработная плата. Обычно каждую из них бухгалтеру приходится вручную отражать в системе.

«Загрузка банковской выписки» выполняет большую часть этой работы автоматически: считывает банковскую выписку — поддерживаются несколько форматов, в том числе файлы, экспортированные различными банками и платёжными системами, — и на её основе подготавливает бухгалтерские документы, оставляя пользователю только итоговую проверку.

Экспорт платежей в банк

Подготовка и экспорт платёжных поручений в банк может занимать много времени, особенно если платежи создаются заранее или обрабатываются в большом объёме.

1С:Бухгалтерия 8 предлагает инструмент «Экспорт в банк», который позволяет автоматизировать этот процесс и адаптировать его к повседневной работе бухгалтерии.

Банк, организация, дата экспорта и документы для выгрузки в банк выбираются автоматически — не нужно искать их в нескольких разделах системы.

Автоматическая замена даты исполнения на текущую

Нередко платёжные поручения подготавливаются за несколько дней или даже недель до фактической отправки. В результате указанная в документе дата уже не соответствует реальному дню отправки платежа.

В решении предусмотрена функция «Изменить дату оплаты на текущую».

При включении настройки система автоматически приводит экспортируемые платежи к текущей дате.

Обработка «Загрузка банковской выписки»

Всё в одном окне: выбор счёта, файл для загрузки и необходимые настройки находятся в одном месте.

Экономия времени в ежедневной работе

Вместо того чтобы вручную переносить в систему каждую строку банковской выписки, достаточно указать файл и запустить загрузку данных.

Обработка считывает записи, подготавливает их для проверки и после подтверждения создаёт необходимые документы. Это особенно полезно для компаний с большим объёмом платежей, где ручной ввод занимал бы значительно больше времени.

Перед обработкой данных также проверяется, действительно ли загруженная выписка относится к выбранной организации и банковскому счёту. Это помогает избежать загрузки данных из ошибочно выбранного файла.

Автоматическое распознавание различных видов платежей

Обработка умеет классифицировать различные виды платежей, сокращая объём ручного ввода и вероятность ошибок.

• Карточные операции и внесение наличных через ATM — распознаются по описанию и автоматически отражаются на соответствующем счёте, в том числе для компаний с несколькими торговыми точками.
• Платежи сотрудникам и физическим лицам — авансовые расчёты и другие выплаты физическим лицам распознаются и оформляются с соответствующим видом операции.
• Банковские комиссии — отделяются от основной операции и учитываются отдельно.

Для POS-операций и карточных платежей можно заранее указать провайдера и счёт, на который они должны быть отнесены. После этого обработка распознаёт такие операции автоматически.

POS-провайдера и счёт достаточно указать один раз — после этого карточные платежи автоматически попадают в нужное место.

Реальная строка банковской выписки с POS-операцией — обработка определяет карточный платёж по описанию операции.

Для входящего платежа, например зачисления по карточной операции, создаётся документ «Поступление денег на счёт» с уже заполненными данными по комиссии и сумме.

Для входящего карточного платежа подготавливается документ «Поступление денег на счёт» с необходимой информацией.

Поиск связанных документов и контрагентов

Обработка не только считывает сам платёж, но и пытается связать его с уже существующими данными в системе.

• Находит и связывает оплаченный счёт или задолженность. По описанию платежа обработка определяет, к какому документу контрагента относится поступление.
• Предотвращает двойное проведение. Перед созданием новых документов система проверяет, существует ли уже похожий платёж с теми же датой, контрагентом и суммой.
• Создаёт новых контрагентов. Если получатель или отправитель платежа ещё не зарегистрирован в программе, обработка может автоматически создать нового контрагента.

Настройка регулярных платежей

Для повторяющихся операций, например ежемесячной банковской комиссии или регулярной оплаты услуг, можно один раз указать контрагента и/или счёт, к которому следует относить платёж на основании текста назначения или названия контрагента.

В дальнейшем обработка будет выполнять эту привязку автоматически каждый раз, когда соответствующий платёж появляется в банковской выписке.

Пример: назначение платежа можно один раз связать с конкретным контрагентом и бухгалтерским счётом.

Поддержка нескольких магазинов, терминалов и банкоматов (ATM)

Настройки можно адаптировать под структуру конкретной компании, что особенно актуально для предприятий с несколькими магазинами и торговыми точками.

• Операции конкретных POS-терминалов и магазинных карт можно связать с соответствующим магазином.
• Поддерживается обработка внесения наличных средств магазинов через банкоматы, включая создание соответствующих кассовых документов.
• Созданные настройки можно сохранить в файл и позднее загрузить обратно, чтобы не выполнять настройку заново.

Дополнительную функциональность для связи магазинов и терминалов можно включить только тогда, когда она действительно необходима.

После включения функции каждый терминал можно связать с конкретным магазином и подразделением.

Пример: терминал «ATM-071» связан с магазином «EKA veikals Mols» и подразделением «TC Mols».

Проверка данных перед подтверждением

Перед созданием документов все загруженные записи отображаются в списке. Пользователь может выбрать, какие именно операции необходимо обработать.

Карточные и POS-операции можно создавать отдельно, не формируя остальные документы. Это позволяет сохранить контроль над обрабатываемыми данными.

Выплаты физическим лицам с удержанием подоходного налога при выплате

Для компаний, которые регулярно осуществляют выплаты физическим лицам и должны удерживать подоходный налог с населения при выплате, в обработке предусмотрена отдельная дополнительная возможность.

Необходимую информацию обработка считывает непосредственно из банковской выписки и на её основании подготавливает соответствующие бухгалтерские документы.

Для работы функции в поле «Физ. лицо» достаточно один раз указать бухгалтерский счёт, предназначенный в плане счетов компании для учёта подоходного налога с населения, например счёт 5722.

Виды доходов физических лиц — назначение платежа начинается с соответствующего четырёхзначного кода.

В поле «Физ. лицо» один раз указывается счёт учёта подоходного налога — далее обработка использует его автоматически.

Результат: выплата физическому лицу оформляется как готовое «Платёжное поручение» с видом операции «Выплата физическим лицам».