Содержание
▼Управление закупками
Управление закупками в системе 1C ERP позволяет эффективно организовать и контролировать весь процесс закупок — от выбора поставщиков до получения товаров и их возврата. Система дает возможность регистрировать цены поставщиков, условия, порядок оплаты и графики поставок, а также автоматически формировать заказы. В 1C ERP можно отслеживать выполнение обязательств поставщиков, контролировать поступление товаров на склад и при необходимости вносить корректировки. Поддерживаются различные схемы закупок — как традиционные, так и комиссионные или агентские модели. Система упрощает расчёты с поставщиками и комитентами, обеспечивая полную прозрачность данных. С 1C ERP управление закупками становится наглядным, быстрым и безопасным, помогая эффективнее использовать ресурсы предприятия.
Для управления закупками доступны следующие возможности:
- Выбор поставщиков
- Различные условия закупки
- Поддержка разных схем поставок
- Создание и контроль заказов
- Корректировка и закрытие заказов
- Мониторинг цен поставщиков
- Оформление поставок
- Графики поставок и оплат
- Корректировки и возвраты поставщикам
На этой диаграмме показаны все этапы обработки закупки — от регистрации условий поставки (цены поставщика, правила оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.
Регистрация информации о поставщиках
Для регистрации первичных документов, полученных от поставщика (накладных, прайс-листов и др.), в большинстве случаев необходимо указать номенклатуру. Бывают ситуации, когда название товара в документах поставщика не совпадает с названием того же товара, зарегистрированным в вашей базе. В таких случаях можно хранить информацию о соответствии между номенклатурой поставщика и номенклатурой вашей информационной базы.
Для каждого поставщика можно зарегистрировать актуальные цены (его прайс-лист):
- прайс-лист фиксируется в рамках соглашения с поставщиком;
- можно регистрировать цены по разным условиям.
Цены поставщиков будут зарегистрированы только для тех позиций, которые соответствуют номенклатуре информационной базы. Цены можно загрузить из прайс-листа поставщика, опубликованного на его веб-сайте, используя внешнюю обработку. При необходимости возможно регистрировать не только цены поставщиков, у которых вы закупаетесь, но и цены конкурентов.
Видеообучение: Цены поставщиков и соглашение с поставщиком
В этом уроке вы узнаете, как правильно регистрировать цены поставщиков и оформлять соглашение с поставщиком, а также получите общее представление о подсистеме управления закупками.
Условия закупки
Для регистрации условий закупки предусмотрено специальное решение — «Соглашение об условиях закупки». Его использование позволяет:
- указать поставщика;
- определить условия оплаты (порядок, этапы оплаты, использование договоров);
- зафиксировать дату поставки — она используется при расчёте предполагаемой даты поступления;
- указать склад, на который поставщик доставит товар, и другие параметры.
В рамках соглашения с поставщиком можно сформировать договор. В этом случае договор автоматически создаётся на основании данных, указанных в соглашении.
Формирование заказов поставщикам
Заказы поставщикам используются для фиксации предварительных договорённостей о поставке номенклатуры, а также о порядке и условиях оплаты.
Такой заказ — это инструмент, который помогает организовать процесс закупок и контролировать как выполнение обязательств поставщика, так и соблюдение собственных финансовых обязательств компании.
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически — исходя из расчёта необходимости пополнения запасов в соответствии с параметрами обеспечения (срок поставки от поставщика, среднесуточный расход и т. п.).
Также заказ может быть создан на основании уже оформленных заказов покупателей или других операций с клиентами. Если заказ создаётся на основе соглашения, система автоматически подставляет ключевые параметры закупки (валюта, тип цены поставщика, условия оплаты, использование договоров и т. д.).
Контроль оплаты по заказу ведётся согласно дате, указанной в документе. В заказ также можно внести желаемую дату получения товара. На основе анализа предполагаемой даты поставки формируется график поступления товаров.
Видеообучение: Заказ поставщику и поступление товаров
В этом уроке вы узнаете, как правильно создать заказ поставщику и оформить поступление товаров с помощью документа «Поступление товаров и услуг».
Выполнение обязательств поставщика контролируется через статусы и состояния документа. Статусы назначаются вручную. Состояние рассчитывается автоматически на основании данных, имеющихся в системе (статус, оплата, наличие на складе и др.).
Оформление поставок от поставщика
При обработке поставок от поставщика могут быть оформлены различные операции:
- Закупка товаров у поставщика;
- Закупка товаров через ответственное лицо;
- Получение товаров на комиссию;
- Закупка импортных товаров;
Операции по приёмке товаров от поставщика регистрируются документом «Поступление товаров и услуг». Поставку можно оформить в рамках одного заказа поставщику, нескольких заказов, в рамках соглашения или как отдельную поставку.
Приёмку товаров на склад можно зарегистрировать одной накладной сразу на несколько складов. Для этого в табличной части документа доступен выбор склада для каждой позиции.
Оплату за поставку можно проводить согласно договору, конкретному заказу поставщику или на основании документа поступления:
- система предусматривает возможность внесения авансов поставщику;
- оплату можно перенести с одного заказа на другой.
Приёмку товаров на склад можно оформить одной накладной сразу на несколько складов. Для этого в табличной части документа доступен выбор склада для каждой позиции.
Система поддерживает отражение поставок по следующим схемам:
- «Товары в пути» — переход права собственности фиксируется до фактического поступления товаров на склад. Сначала оформляется документ «Поступление товаров и услуг» (фиксирует переход права), затем оформляется документ «Поступление на склад» (регистрирует фактическую приёмку).
- «Поставка без счёта» — переход права собственности фиксируется после фактического поступления товаров на склад. Сначала оформляется «Поступление на склад», затем документ «Поступление товаров и услуг».
Также поддерживается приёмка товаров на ответственное хранение. Механизм учёта таких операций включает регистрацию различных хозяйственных действий с помощью документов:
- Приёмка на хранение;
- Передача с хранения;
- Выкуп с хранения;
- Списание с хранения.
Приёмка товаров на комиссию
Система поддерживает следующие возможности для отражения процесса приёмки товаров на комиссию:
- ведение актуальной информации о комитентах;
- хранение, анализ и сравнение условий сотрудничества с комитентами;
- регистрация договоров, заключённых с комитентами;
- планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
- оформление приёмки и возврата товаров и их раздельный учёт;
- оформление продажи и списания комиссионных товаров;
- расчёт и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
- регистрация счетов-фактур, полученных от комитентов.
Операция приёмки товара на комиссию выполняется в рамках соглашения с видом операции «Приёмка на комиссию», что позволяет указать размер комиссионного вознаграждения.
Порядок взаиморасчётов с комитентом отличается от обычной закупки. Возможны два варианта: расчёты по договору или на основании комиссионных отчётов.
Если товары принимаются на комиссию, для регистрации операций используются те же документы, что и при обычных операциях покупки и продажи.
Система позволяет сформировать для комитента отчёт о продажах — как по реализованным, так и по списанным комиссионным товарам.
Отчёт создаётся на основании данных о проданных или списанных позициях.
Закупка товаров и услуг по агентской схеме
При закупках, выполняемых по агентской схеме, обязательным является раздельное отражение товаров или услуг. Поддерживаются два варианта такого разделения — «по договору с клиентом» или «по заказу клиента».
Для отражения операций закупки по агентской схеме используются:
- договор с контрагентом с целью — «Поставка принципалу»;
- соглашение об условиях продажи с видом операции «Поставка принципалу».
Закупка по агентской схеме оформляется в системе с использованием следующих документов:
- Заказ комитента;
- Заказ поставщику;
- Поступление товаров и услуг;
- Передача товаров со склада;
- Отчёт комитенту о закупках;
- Возврат товаров поставщику;
- Корректировка поступления;
- Поступление безналичных средств, списание безналичных средств, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер.
При отражении операций закупки товаров или услуг по агентской схеме в документе «Поступление товаров и услуг» в строках, относящихся к позициям, предназначенным принципалу, обязательно указывается цель — «Договор с принципалом» или «Заказ клиента + Договор с принципалом» (в зависимости от выбранного варианта разделения). Именно на основании этой информации формируется закупка у поставщика.
Чтобы уведомить комитента о факте приобретения товаров или услуг, оформляется документ «Отчёт комитенту о закупках». В отчёте можно выбрать метод расчёта и указать процент комиссионного вознаграждения — сумма комиссии автоматически рассчитывается для каждой строки таблицы.
Отчёт комитенту о закупках формирует задолженность комитента перед комиссионером за поставленные товары (или оказанные услуги), а также сумму комиссионного вознаграждения, которая фиксируется в системе соответствующими документами. Оплата отражается по стандартной схеме.
В системе также реализована возможность повторной передачи комитенту счетов-фактур, выставленных поставщиками.
Передача товаров или услуг комитенту оформляется документом «Выдача товаров со склада».
Списание и выкуп товаров, приобретённых от имени комитента, выполняются аналогично операциям по ответственному хранению — с использованием документов «Списание с хранения» и «Выкуп с хранения».