Управление денежными средствами и платежами

Управление денежными средствами — это система, позволяющая эффективно управлять денежными средствами, находящимися в кассах и на расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, а также контролировать платежи организации.

Платежный календарь

В 1C можно использовать платежный календарь для оперативного управления средствами предприятия, формирования графиков платежей и контроля их своевременного выполнения.

Платежный календарь формируется автоматически на основе данных о планируемых платежах клиентов и платежах поставщикам, а также других планируемых поступлениях и расходах денежных средств.

При формировании платежного календаря автоматически проверяется его исполнимость — выявляются дефициты денежных средств, и при их возникновении производится перепланирование платежей или изменение условий продажи товаров.

Виды операций, по которым может осуществляться контроль:

• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• перечисление денежных средств поставщику;
• возврат денежных средств клиенту;
• платеж по кредиту;
• таможенный платеж;
• платеж другой организации;
• прочие расходы денежных средств.

Использование заявок на расход позволяет:

• отражать потребности подразделений компании в денежных средствах;
• планировать расходы денежных средств и формировать платежный календарь;
• исключать несогласованные выплаты;
• контролировать допустимые суммы расходов.

1C предоставляет возможность контроля лимитов расходов. Для контроля использования средств доступны различные инструменты, позволяющие:

• планировать объем средств, выделяемых на расходы конкретного подразделения;
• определять доступные суммы для каждой статьи движения денежных средств;
• снижать и контролировать уровень расходов.

Учет наличных денежных средств ведется с использованием кассовых ордеров. Рабочее место для работы с приходными кассовыми ордерами обеспечивает доступ к списку распоряжений на поступление денежных средств, что упрощает создание приходных ордеров с различными видами операций:

• получение денежных средств из кассы;
• получение оплаты от клиента;
• поступление от другой организации;
• возврат средств от подотчетного лица;
• возврат средств от поставщика и др.

Для операций расхода наличных средств предусмотрено рабочее место «Расходные кассовые ордера», в котором доступен список распоряжений на выдачу денежных средств, являющихся источником для формирования расходных ордеров с различными видами операций, например:

• выдача денежных средств в кассу;
• выдача денежных средств подотчетному лицу;
• оплата поставщику;
• возврат денежных средств клиенту и др.

Документ «Поступление безналичных денежных средств» используется для регистрации поступления средств на расчетный счет и поддерживает следующие типовые операции:

• получение оплаты от клиента;
• поступление от другой организации;
• внесение денежных средств на банковский счет;
• возврат займа контрагентом;
• прочие поступления.

Списание средств с расчетного счета выполняется документом «Списание безналичных денежных средств» с указанием соответствующего типа операции:

• оплата поставщику;
• выдача подотчетному лицу;
• таможенный платеж;
• прочие расходы;
• выдача займа контрагенту и др.

Система обеспечивает учет выдачи денежных средств подотчетным лицам. Поддерживаются расчеты как наличными, так и безналичными средствами. Возможны следующие операции:

• приобретение товаров и материальных ценностей;
• оформление командировочных и прочих расходов.

Контроль авансов, выданных подотчетному лицу. Для комплексного анализа предусмотрен отчет «Контроль операций с денежными средствами»:

• контроль выданных авансов;
• контроль закупок, выполненных через подотчетное лицо, по целям;
• контроль перерасхода подотчетного лица;
• анализ использованных и возвращенных авансов;
• контроль незавершенных операций (наличных/безналичных);
• рекомендации по дальнейшим действиям (например, «подготовить авансовый отчет», «оформить выплату подотчетному лицу» и др.);
• контроль остатка задолженности — сумма, по которой подотчетное лицо должно отчитаться в установленный срок.

Подсистема взаиморасчетов предназначена для оценки и анализа состояния обязательств между компанией и ее контрагентами. Она позволяет:

• учитывать фактическую и планируемую задолженность;
• вести учет взаиморасчетов с детализацией до объекта расчетов: договора;
• учитывать взаимозачеты и операции погашения задолженности;
• формировать и согласовывать акты сверки;
• анализировать состояние расчетов и выявлять просроченные обязательства.

В зависимости от задач доступны различные варианты детализации:

• по договорам — контроль расчетов по договору;
• по заказам — контроль расчетов по каждому заказу с автоматическим зачетом (FIFO);
• по расчетным документам — контроль расчетов по накладным.

Для анализа состояния расчетов и задолженности используются отчеты:

• отчет по расчетам с клиентами;
• задолженность клиентов;
• задолженность клиентов по срокам;
• сверка расчетов и др.

Формирование отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности возможно в разрезе различных интервалов задолженности. Для создания таких отчетов доступны следующие варианты:

• использование стандартного интервала задолженности, применяемого в компании;
• настройка собственных интервалов задолженности (в неограниченном количестве), в разрезе которых будут отображаться данные по дебиторской и кредиторской задолженности.

Для анализа информации о суммах дебиторской и кредиторской задолженности по интервалам сроков предусмотрены следующие отчеты:

• задолженность клиентов по срокам — позволяет отслеживать текущее состояние дебиторской задолженности и анализировать клиентов с наибольшими просроченными долгами в рамках заданного интервала;
• задолженность поставщикам по срокам — позволяет контролировать текущее состояние кредиторской задолженности по поставщикам, размер и длительность просроченной задолженности с разбивкой по интервалам;
• досье партнера (только если используется один вариант классификации задолженности).

Существует возможность отражать взаимное погашение дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам. При оформлении взаимозачета поддерживаются следующие операции:

• перенос аванса клиента — используется для переноса ранее полученных авансов с нескольких объектов расчетов на один. Если оплата получена сегодня, рекомендуется сразу указать корректный объект расчетов в платежном документе, чтобы исключить необходимость использования этой операции;
• перенос задолженности клиента — используется для переноса задолженности клиента с нескольких объектов расчетов на один;
• перенос аванса поставщику — используется для переноса ранее выданных авансов с нескольких объектов расчетов на один. Если платеж произведен сегодня, рекомендуется указать правильный объект расчетов в платежном документе, чтобы избежать необходимости использования этой операции;
• перенос задолженности поставщику — используется для переноса задолженности поставщика с нескольких объектов расчетов на один;
• взаимозачет встречных обязательств — используется для зачета задолженности контрагента как клиента с задолженностью этого же контрагента как поставщика. Операция может быть оформлена в рамках одной организации и одного контрагента;
• произвольный взаимозачет — используется для переноса аванса или задолженности с одних объектов расчетов на другие.

Система предоставляет следующие возможности учета кредитов, депозитов и займов:

• ввод начальных остатков по договорам кредитов и депозитов;
• регистрация договоров кредитов и депозитов с учетом параметров погашения кредита, начисления процентов и комиссий по каждому договору;
• расчет и отражение в информационной базе ежемесячных сумм комиссий и процентов по этим договорам;
• ведение графиков начислений и погашений по кредитам и депозитам;
• анализ обязательств в соответствии с кредитными договорами.

При ведении учета начисленных сумм по кредитам, депозитам и займам можно отражать следующие операции:

• начисления по полученным кредитам и займам;
• начисления по депозитам;
• начисления по выданным займам.