Управление персоналом и учёт заработной платы

Штатное расписание

Штатное расписание в программе представлено как свод должностей. Если одну и ту же должность в одном и том же подразделении можно выполнять в разных условиях, в кадровом списке можно описать несколько соответствующих рабочих мест. Если в подразделении есть несколько одинаковых должностей с одинаковыми условиями труда, их можно отразить одной строкой, указав количество штатных единиц. Также есть возможность указывать доли штатных единиц.

Штатное расписание может вестись как с сохранением истории изменений, так и без неё. Если используется вариант с сохранением истории, состояние подразделений и наличие должностей в штатном расписании определяются автоматически на основании утверждённого документа. Эта информация отражается в соответствующих карточках, но не редактируется напрямую. Описание новых позиций, изменение условий и закрытие действующих позиций выполняется с помощью специальных документов.

В программе можно вести учёт сотрудников. Сотрудник определяется как физическое лицо, с которым организация может заключить один трудовой договор. Для ведения кадрового учёта предусмотрены следующие возможности:

• добавление нового сотрудника в информационную базу;
• заполнение личной карточки сотрудника (полное имя, дата рождения, пол, персональный код);
• указание дополнительной информации в личной карточке сотрудника (образование, квалификация, семейное положение, опыт работы, страхование, выплата зарплаты, подоходный налог, место в структуре предприятия) — переход к дополнительным данным осуществляется по соответствующим гиперссылкам.

Личная карточка сотрудника — это гибкий инструмент информационной базы, который обеспечивает доступ ко всем данным работника в компании (кадровым документам, начислениям, удержаниям, трудовому стажу, личной информации и др.). Для каждого нового сотрудника, зарегистрированного в базе, можно отразить различные операции:

• приём на работу — регистрируется факт заключения трудового договора с сотрудником. Условия приёма заполняются согласно требованиям выбранной позиции в штатном расписании;
• перевод — регистрируются изменения любых условий труда (смена должности, перевод в другое подразделение, изменение режима работы, смена графика, изменение условий оплаты труда);
• данные на начало эксплуатации — регистрируются плановые начисления. Эти начисления будут применяться сотруднику автоматически каждый месяц или в другом периоде при выполнении итогового расчёта заработной платы;
• изменения в оплате труда — регистрируются изменения действующих плановых начислений и других условий оплаты. Эти начисления используются для учёта рабочего времени сотрудника.

Возможны разные виды начислений. Например, для целей учёта рабочего времени могут применяться следующие типы начислений:

• оплата по тарифной ставке — указывается сумма месячной тарифной ставки за полностью отработанный месяц;
• оплата по тарифной ставке (по часам) — отличается тем, что расчёт выполняется по отработанным часам;
• оплата по часовой ставке — указывается часовая ставка;
• оплата по дневной ставке — указывается сумма дневной ставки;
• сдельная оплата труда — указывается ставка за единицу работ.

Для упрощения и ускорения планирования заработной платы сотрудников доступны следующие функции:

• различные аналитические отчёты для анализа данных;
• начисление аванса в процентах от тарифной ставки;
• определение размера доплаты сотруднику за совмещение должностей или выполнение дополнительных обязанностей;
• при расчёте тарифной ставки используется общая тарифная ставка, включающая процентные и другие показатели.

В программе предусмотрена регистрация различных сценариев массовых изменений условий труда сразу для нескольких сотрудников:

• совмещение должностей — позволяет назначать сотруднику доплату, если он совмещает должности, расширяет зону ответственности, увеличивает нагрузку или временно выполняет обязанности отсутствующего работника;
• доплата до среднего заработка — позволяет назначить сотруднику доплату, если он временно переведён на нижеоплачиваемую работу, а также в других аналогичных случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором;
• индексация заработной платы — позволяет отразить повышение заработной платы сотрудников всей организации или конкретного подразделения путём индексации тарифных ставок (окладов) с начала определённого месяца;
• изменение плановых начислений — позволяет отразить факт изменения условий оплаты труда для группы сотрудников;
• изменения аванса — позволяет массово изменить размер аванса для всех сотрудников, для конкретного подразделения или произвольного списка работников;
• перевод в другое подразделение — позволяет массово отразить перевод сотрудников между подразделениями, включая структурные единицы, выделенные на отдельный баланс.

Начиная со следующего дня после увольнения сотруднику больше не начисляется заработная плата, и он не учитывается при подготовке отчётности за периоды после даты увольнения.
Кроме того, можно выполнить окончательный расчёт сотрудника и на его основании сформировать справку:

• рассчитать причитающуюся заработную плату за часть месяца, отработанную до дня увольнения;
• компенсировать дни неиспользованного отпуска;
• рассчитать выходное пособие в случаях, предусмотренных законом;
• подготовить расчётный лист для выплаты начисленных сумм в межрасчётный период.

В 1C поддерживается возможность регистрации сумм для различных видов начислений. Программа предоставляет стандартные типы начислений:

• почасовая и сдельная оплата;
• премии и вознаграждения;
• стимулирующие выплаты, доплаты, пособия и компенсации;
• оплата больничных листов;
• командировки;
• отпускные.

Каждое начисление является универсальным и используется в специализированных документах для отражения различных операций:

• оплата больничного листа;
• болезнь без оплаты;
• декретный отпуск;
• оплата отпусков;
• простой по вине сотрудника;
• неоправданное отсутствие;
• неявка по неизвестным причинам;
• оплата командировок;
• сдельная оплата труда;
• доплата за совмещение должностей;
• оплата за фактически отработанное время и доплаты;
• премии и другие начисления.

Результат начисления и сам процесс расчёта выполняются на основании важного параметра — формулы начисления:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой);
• сдельная оплата за фактически выполненную работу за период;
• фиксированная сумма;
• по среднему заработку для отпускных (по календарным дням);
• доплата до среднего заработка.

1C:KA позволяет отражать различные виды удержаний:

• удержание страховых взносов;
• удержание взносов в профсоюз;
• плановые удержания на основании исполнительных документов (решений суда).

Для расчёта удержаний могут применяться различные методы:

• фиксированная сумма;
• процентная доля (от дохода или прожиточного минимума);
• доля (от дохода или прожиточного минимума).

В системе можно регистрировать отсутствие сотрудников на рабочем месте. Для отражения факта отсутствия предусмотрены различные виды операций:

• отпуск — позволяет отразить период, в течение которого сотрудник находится в отпуске или в оплачиваемом учебном отпуске;
• больничный лист — позволяет отразить отсутствие сотрудника на рабочем месте по причине болезни или травмы;
• командировка — позволяет отразить факт нахождения сотрудника в служебной поездке;
• отпуск по уходу за ребёнком — позволяет отразить факт нахождения в отпуске по уходу за ребёнком;
• отпуск без сохранения заработной платы — позволяет отразить, что сотрудник находится в отпуске за свой счёт или в дополнительном учебном отпуске без сохранения заработной платы;
• отпуск с сохранением среднего заработка — позволяет отразить факт отсутствия сотрудника на рабочем месте, например, в связи с исполнением государственных обязанностей;
• отсутствие, неявка — позволяет отразить факт отсутствия сотрудника на рабочем месте по невыясненной причине.

1C:KA предоставляет универсальный инструмент для расчёта заработной платы в соответствии с учётной политикой компании и спецификой работы. Расчёт заработной платы постоянным сотрудникам связан с расчётом других параметров:

• оплата по договорам гражданско-правового характера;
• удержания по исполнительным документам и добровольным страховым взносам;
• удержания по погашению займов сотрудников;
• удержания подоходного налога с населения;
• расчёт страховых взносов.

В зависимости от способа выплаты заработная плата может быть перечислена различными методами:

• на карту, открытую в рамках зарплатного проекта;
• переводом на произвольный банковский счёт сотрудника;
• через кассу предприятия;
• через доверенное лицо (например, руководителя структурного подразделения).

При оформлении выплаты заработной платы могут быть отражены различные операции:

• авансовый платеж (на основании предварительного расчета за первую половину месяца — фиксированной суммой или в процентах от тарифной ставки);
• выплата в межрасчётный период — отдельно от аванса или основной зарплаты (отпускные, материальная помощь, командировочные, выходное пособие и др.);
• выплата после окончательного месячного расчета.

Для учета выданных сотрудникам займов доступны следующие функции:

• регистрация условий займа, предоставляемого сотруднику организацией (сумма, процентная ставка, срок погашения, порядок возврата, необходимость начисления и удержания налога на доходы);
• отражение факта единовременной выдачи займа сотруднику;
• отражение факта выдачи займа отдельными частями;
• отражение изменений в условиях договора (сумма займа, процентная ставка, сроки погашения, размер ежемесячных платежей, параметры отсроченных платежей, порядок применения налогов к доходу в виде материальной выгоды);
• отражение факта возврата денежных средств от сотрудника.