Содержание
▼Управление персоналом и учёт заработной платы
Программа обеспечивает полный цикл управления кадровыми данными и оплатой труда — от приема сотрудника на работу до начисления зарплаты и подготовки отчётности. Она соответствует требованиям нормативных актов Латвии и обеспечивает интеграцию с Электронной декларационной системой (EDS) Государственной налоговой службы.
В системе 1C:ERP доступны широкие возможности для управления персоналом и зарплатой:
- ведение штатного расписания;
- формирование рабочих графиков и планов отпусков;
- учёт рабочего времени сотрудников;
- фонд оплаты труда;
- оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;
- отражение изменений условий труда;
- расчёт и выплата заработной платы;
- взаиморасчёты с сотрудниками;
- подготовка кадровой отчётности.
Штатное расписание
Для формирования штатного состава и общего количества работников компании предусмотрена возможность ведения штатного расписания, использование которого позволяет:
- принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, который относится только к выбранному подразделению;
- автоматически формировать перечень расчётов и их величины при приёме или переводе сотрудника в соответствии с выбранной должностью в конкретном подразделении, с возможностью корректировки;
- контролировать соответствие кадровых приказов штатному расписанию;
- проводить анализ соответствия фактического размещения должностей утверждённому штатному расписанию (плану);
- описывать рабочее место не только должностью, но и категорией должности;
- указать тарифную группу, которая будет применяться в кадровых документах при назначении сотрудника на должность;
- определить, создано подразделение или ликвидировано, а также включена должность в штатное расписание или исключена из него.
Штатное расписание в программе представлено как сводная информация о должностях. Если в одном и том же подразделении одну и ту же должность одинакового уровня можно выполнять в разных условиях, в кадровом списке можно описать несколько соответствующих позиций. Если в подразделении есть несколько одинаковых рабочих мест с одинаковыми условиями труда, их можно описать одной позицией с указанием количества штатных единиц. Также возможно указание долей штатных единиц.
Штатное расписание можно вести как с историей изменений, так и без неё. Если ведение осуществляется с сохранением истории, определение статуса подразделений и включение должностей в штатное расписание выполняется автоматически на основе утвержденного документа. Эта информация отображается в соответствующих карточках, но не редактируется напрямую. Добавление новых позиций, изменение условий и закрытие существующих выполняются через специальные документы.
Учёт кадров
Главным объектом учёта, включая кадровый учёт, в программе является сотрудник. Под сотрудниками понимаются как лица, с которыми заключены трудовые отношения (трудовой договор), так и договорные работники — подрядчики и авторы, с которыми заключён договор о выполнении работ или оказании услуг, авторский договор.
Для ведения кадрового учёта в программе доступны следующие возможности:
- добавление нового сотрудника в информационную базу;
- подготовка личной карточки сотрудника (ФИО, дата рождения, пол, персональный код);
- внесение дополнительной информации в личную карточку сотрудника (образование, квалификация, семейное положение, опыт работы, страхование, выплата заработной платы, подоходный налог, место в структуре компании) — переход к заполнению дополнительных данных происходит через соответствующие гиперссылки.
Личная карточка сотрудника — гибкий инструмент информационной базы, обеспечивающий доступ ко всем данным сотрудника (кадровым документам, расчётам, удержаниям, опыту работы, личной информации и т. д.). Для каждого нового сотрудника, зарегистрированного в базе, могут отображаться различные операции:
- приём на работу — фиксируется факт заключения трудового договора. Условия приёма заполняются в соответствии с требованиями позиции в штатном расписании;
- перевод — регистрируются изменения любых условий труда сотрудника (смена должности, перевод в другое подразделение, изменение режима работы, графика, условий оплаты труда);
- данные на начало эксплуатации — регистрируются плановые начисления, которые будут автоматически применяться сотруднику каждый месяц или в другом периоде при окончательном расчёте заработной платы;
- изменения в оплате труда — фиксируются изменения в текущих плановых начислениях сотрудника и других условиях оплаты. Эти начисления используются для учёта рабочего времени.
В системе можно выполнять разные виды расчётов. Например, для учёта рабочего времени доступны следующие виды:
- оплата по тарифной ставке — указывается сумма месячной тарифной ставки за полностью отработанный месяц;
- оплата по тарифной ставке (по часам) — отличается от предыдущего варианта тем, что в расчёте учитывается количество часов;
- оплата по часовой ставке — указывается часовая ставка;
- оплата по дневной ставке — указывается дневная ставка;
- сдельная оплата — указывается ставка за единицу (в примере — за час).
Также можно отражать начисленные суммы в виде различных доплат:
Плановый фонд оплаты труда сотрудников
Для анализа фонда оплаты труда по всей организации или отдельному подразделению можно планировать фонд, исходя из плановых начислений сотрудников на момент их назначения или изменения. Общая сумма фонда оплаты труда рассчитывается автоматически с учётом всей доступной информации, но при необходимости может быть отредактирована вручную.
Чтобы упростить и ускорить планирование зарплаты сотрудников, доступны следующие функции:
- различные виды анализа с использованием специализированных аналитических отчётов;
- авансовые выплаты сотрудникам в процентах от тарифной ставки;
- определение размера доплаты за совмещение должностей или исполнение дополнительных обязанностей;
- при расчёте тарифной ставки сотрудника используется общая тарифная ставка, включающая проценты и другие показатели.
Изменения условий труда
В программе поддерживается регистрация ряда сценариев массовых изменений условий труда для нескольких сотрудников одновременно:
- совмещение должностей — позволяет назначить сотруднику доплату при совмещении должностей, расширении зоны ответственности, увеличении нагрузки или исполнении обязанностей временно отсутствующего коллеги;
- доплата до среднего заработка — позволяет установить доплату, если сотрудник временно переведён на менее оплачиваемую работу или в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором;
- индексация заработка — позволяет отразить повышение зарплат сотрудников всей организации или её подразделения путём индексации тарифных ставок (зарплат) с начала установленного месяца;
- изменение плановых начислений — позволяет отразить изменение условий оплаты труда сразу для нескольких сотрудников;
- изменение аванса — позволяет массово изменить размер аванса для всех сотрудников организации, подразделения или выбранного списка работников;
- перевод в другое подразделение — позволяет отразить массовый перевод работников между подразделениями, включая такие, что имеют отдельный баланс.
Увольнение
Можно зафиксировать факт прекращения трудового договора с сотрудником и оформить соответствующий приказ.
Для отражения выплат бывшим сотрудникам используются данные об увольнении. А для упрощения кадрового учёта и анализа планового фонда труда предусмотрен комплекс аналитических отчётов:
- личные карточки;
- персональные данные сотрудников;
- штатные сотрудники;
- уволенные сотрудники и др.
Кроме того, можно выполнить окончательный расчёт сотрудника и на его основании сформировать необходимые документы:
- рассчитать причитающуюся зарплату за часть месяца, отработанную до даты увольнения;
- компенсировать неиспользованные дни отпуска;
- начислить выходное пособие в предусмотренных законом случаях;
- подготовить ведомость для выплаты рассчитанных сумм в межрасчётный период.
Учёт рабочего времени
Доступна функция, позволяющая вести учёт рабочего времени сотрудников: формировать табель рабочего времени и автоматически рассчитывать оплату труда за отработанное время. При приёме и переводе сотрудников каждому можно назначить рабочий график, который при необходимости заменяется индивидуальным графиком на конкретный месяц. Для регистрации фактических отклонений от планового графика используется специальный инструмент — табель рабочего времени. Зарегистрированные отклонения могут быть использованы для расчётов за соответствующие периоды.
Для постоянных сотрудников учёт времени ведётся с помощью графиков работы. Графики могут быть общими или индивидуальными. Общий график назначается при приёме на работу и при последующем переводе сотрудника. Индивидуальные графики назначаются персонально.
Использование графиков позволяет учитывать вечерние и ночные часы. Можно создавать графики неполной занятости и суммированного учёта рабочего времени. Для анализа данных предусмотрен отчёт — табель учёта рабочего времени.
Начисления
В 1C поддерживается возможность регистрации сумм различных видов начислений. Программа содержит стандартные виды:
- оплата по часовой ставке и сдельная оплата;
- премии и вознаграждения;
- стимулирующие выплаты, доплаты, пособия и компенсации;
- оплата больничных листов;
- командировочные;
- отпускные.
Для всех начислений можно указать, как их учитывать при расчёте среднего заработка, налога на доходы физических лиц и страховых взносов. При необходимости перечень начислений можно расширить.
Каждое начисление является универсальным и используется в специализированных документах для отражения различных операций:
- оплата больничных;
- больничный без оплаты;
- декретный отпуск;
- оплата отпусков;
- простой по вине сотрудника;
- неоправданное отсутствие;
- неявка по неустановленным причинам;
- оплата командировок;
- сдельная оплата;
- доплата за совмещение должностей;
- оплата фактически отработанного времени и доплаты;
- премия и др.
Результат начисления и сам процесс его выполнения зависят от ключевого параметра — формулы расчёта:
- по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой);
- сдельная оплата за фактически выполненный объём работ в периоде;
- фиксированная сумма;
- по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
- доплата до среднего заработка.
Межрасчётные начисления и выплаты
В программе поддерживается работа с начислениями, которые формируются не кадровыми документами, а специализированными. Сотрудник может получить разовую премию, квартальную или годовую. Также сотруднику может быть назначена материальная помощь, в том числе в связи с рождением ребёнка.
Можно отразить факт получения сотрудником разовых доходов, которые не являются оплатой за работу, например компенсации за использование личного автомобиля в рабочих целях. Также поддерживается начисление и выплата аванса за первую половину месяца на основании фактически отработанного времени.
Удержания и отсутствие сотрудников
В 1C:ERP можно отражать различные виды удержаний:
- удержание страховых взносов;
- удержание профсоюзных взносов;
- плановые удержания по судебным решениям.
Для расчёта удержаний можно использовать различные методы:
- фиксированная сумма;
- процент (от дохода или прожиточного минимума);
- доля (от дохода или прожиточного минимума).
Можно регистрировать отсутствие сотрудников на рабочем месте. Для отражения факта отсутствия предусмотрены различные операции:
- отпуск — позволяет указать период нахождения сотрудника в отпуске или оплачиваемом учебном отпуске;
- больничный лист — отражает отсутствие по болезни или травме;
- командировка — фиксирует нахождение сотрудника в командировке;
- отпуск по уходу за ребёнком;
- отпуск без сохранения заработной платы — отражает отсутствие по инициативе сотрудника или неоплачиваемый учебный отпуск;
- отпуск по среднему заработку — используется, например, при выполнении государственных обязанностей;
- неявка — фиксирует отсутствие сотрудника по невыясненным причинам.
Для регистрации отсутствий доступны специализированные документы.
Учёт резервов заработной платы и отпусков
1C:ERP предоставляет универсальный инструмент расчёта заработной платы в соответствии с учётной политикой и спецификой работы предприятия. Расчёт зарплаты постоянных сотрудников связан с расчётом других параметров:
- оплата по гражданско-правовым договорам;
- удержания по исполнительным листам и добровольным страховым взносам;
- удержания по возврату займов сотрудниками;
- удержание подоходного налога с населения;
- расчёт страховых взносов.
Окончательный расчёт заработной платы выполняется в конце каждого месяца за весь месяц. Для этого используется документ «Расчёт зарплаты и взносов». Вместе с зарплатой может быть начислена ежемесячная или квартальная премия. Суммы начисленной зарплаты и страховых взносов могут быть распределены по разным статьям затрат (методам учёта). Для каждой статьи установлена своя аналитика и правила распределения.
Для расчёта затрат зарплата может быть перенесена в оперативный учёт с помощью инструмента «Отражение зарплаты в финансовом учёте», который позволяет отразить удержания, начисления, взносы, подоходный налог и сформировать бухгалтерские проводки в регламентированном учёте.
В программе также поддерживается учёт сдельной и повременной оплаты труда. В подсистеме расчёта зарплаты нормативная стоимость выполненных работ регистрируется по показателю «Сдельная оплата». Эти работы и нормативные ставки указываются в документе «Разработка сотрудников».
Отнесение фактически начисленной зарплаты сотрудников на производственные партии выполняется при отражении зарплаты в финансовом учёте. Для оперативного производственного учёта данные о выполненных работах могут регистрироваться как для сдельщиков, так и для повременщиков. Это позволяет точнее рассчитывать себестоимость продукции и работ. Сами сотрудники могут получать как сдельную, так и повременную оплату, а начисленная зарплата может быть распределена по статьям затрат или по выполненным работам согласно документу «Разработка сотрудников».
При распределении начисленной повременной оплаты можно использовать либо объём выполненной работы, либо продолжительность. Распределение по времени является наиболее естественным для сотрудников, работающих по тарифной ставке: независимо от типа работ оплачивается фактически затраченное время. Соответственно, сумма оплаты распределяется по этапам производства в зависимости от времени выполнения работ.
Документ «Разработка» не формирует начисление зарплаты, а лишь фиксирует значение показателя. Этот показатель можно использовать в расчётах — например, для премий, — но можно и не использовать.
Выплата заработной платы
На основании начислений и удержаний формируются суммы к выплате. Программа позволяет подготовить платёжные ведомости — автоматически заполнить список сотрудников и сформировать необходимые печатные формы. Суммы могут быть выплачены сотрудникам наличным или безналичным способом.
1C:ERP предоставляет различные печатные и электронные формы документов для проведения выплат сотрудникам.
При выплате зарплаты могут быть отражены различные операции:
- выплата аванса (на основании предварительного расчёта за первую половину месяца — фиксированной суммой или процентом от тарифной ставки);
- межрасчётная выплата, то есть отдельно от аванса или зарплаты (отпускные, материальная помощь, командировочные, выходное пособие и др.);
- выплата по итогам окончательного расчёта за месяц.