Оптимизация затрат на предприятии.

Так или иначе, любой владелец или управляющий бизнеса задумывается как увеличить прибыль компании? С чего начать и как правильно поступить, чтобы бизнес продолжать развиваться и при этом на счету организации была некая сумма, которая поможет ему выжить в кризисное время. Совсем недавно практически каждая компания столкнулась с вопросами оптимизации затрат, преодоления простоев в работе и сохранении сотрудников.

Для того чтобы четко представлять на что тратятся деньги в организации необходимо кропотливо вести учет всех затрат, желательно сразу разбивать их по статьям затрат. Давайте разберемся какими бывают затраты (Расходы)?

• Условно-постоянные;
• Переменные

К условно-постоянным затратам можно отнести: ФОТ (фонд оплаты труда), аренда, коммунальные платежи, налоги, оплаты постоянным поставщикам если вы занимаетесь производством, то это ваши затраты на покупку сырья и материалов, если вы занимаетесь торговлей, то это ваши затраты на покупку товаров. Если вы оказываете услуги и при этом сами являетесь потребителем услуг, которые напрямую влияют на вашу работу (IT, бухгалтерский аутсорсинг, реклама и дизайн), а также выплаты по кредитным и лизинговым обязательствам.

К переменным затратам можно отнесли непостоянные расходы. Например, расходы на покупку оборудования, которое будет принято к учету как основное средство, незапланированные ремонты или затраты на модернизацию оборудования, форс-мажорные расходы, которые не были предусмотрены на начало периода планирования.

С чего начать? Отказаться от переменных затрат? Это не совсем корректно, ведь это напрямую может влиять на вашу производственную деятельность, а как следует и на доходную часть. Начинать следует с условно-постоянных затрат.

Экономить на зарплатах – не самое разумное решение в вопросе экономии. Если все ваши сотрудники получают заработную плату согласно ставке, и ни один из сотрудников не имеет никаких показателей эффективности, то самое время пересмотреть схемы оплаты труда. Если вы занимаетесь продажами, то начните с анализа. Какое количество денег должен приносить каждый продавец, чтобы «окупить» себя. Определите уровень оклада, который бы позволял сотруднику быть уверенным в том, что у него есть фиксированный размер оплаты труда в месяц. Установите ключевые показатели, которые каждый менеджер по продажам должен выполнять и успешность их выполнения соотнесите с денежным выражением.

Как правило, в продажах выделяются опережающие показатели и ключевые показатели эффективности. К опережающим показателям в b2b продажах относят: количество коммуникаций с клиентом (в часах, минутах, в штуках), количество отправленных коммерческих предложений, сумма выставленных счетов. В b2c продажах – это количество коммуникаций, количество выставленных счетов. К показателям эффективности относят: конверсию с продаж, сумму оплаченных счетов, в некоторых случаях еще и количество повторных продаж, а также средний чек клиента.

Начните оптимизацию затрат со снижения постоянной части заработной платы и увеличения возможностей для ваших сотрудников зарабатывать больше и приносить вам больше денег. Помочь с правильным контролем и расчетом заработной платы вам может правильная автоматизация. Так, например, в программном продукте Bitrix 24 есть встроенный механизм построения воронки продаж, и отслеживания показателей эффективности каждого менеджера по продажам. В программных продуктах 1С (Бухгалтерия, Управление Торговлей) можно доработать механизмы расчета заработной платы в зависимости от способа ее начисления. В программном продукте ERP 2 есть возможность ввода различных KPI, а также отслеживания и контроля за их выполнением.

Для того чтобы понять, как можно снизить стоимость услуг IT (обслуживание компьютеров, сетей интернет, обслуживание программной инфраструктуры) достаточно найти надежного партнера, который сможет комплексно закрывать Ваши потребности. Компания Onetec – является надежным поставщиков услуг. Мы заботимся о ваших программах. Серверах, любом торговом оборудовании и всегда приходим на помощь, когда это нужно. Наше ключевое преимущество – один номер телефона для решения комплекса проблем. Вашим сотрудникам не нужно задумываться о том. Куда им нужно звонить или писать, чтобы им починили принтер, или кассу, или помогли с вводом важной информации в систему.

При оптимизации затрат на услуги поставщиков советуем обратиться к вашей учетной системе. С помощью инструмента «сравнение прайс-листов» или при использовании системы ведения аналогов вы сможете определить, чье предложение сейчас на рынке самое выгодное по стоимости? Далее оцените возможности оплатить частично, после отгрузки, или возможность отсрочки платежа. В случае если у вас есть возможность договориться о рассрочке, или графике платежей, то настоятельно Вам рекомендуем составлять платежный календарь. Этот инструмент управления финансами имеется в программном продукте ERP 2.

За счет внедрения платежного календаря вы сможете избежать кассовых разрывов, а также будете точно понимать к какому сроку, какая сумма денег будет необходима для оплаты, и какая сумма денег должна будет поступить на расчетный счет.

Если вам необходима дополнительная консультация на тему ведения учета денежных средств, расчетов оплаты труда и внедрения системы расчета на основании показателей эффективности, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам.

Благодаря многолетнему опыту, мы готовы помочь вам с построением финансового учета, а также оптимизацией затрат.