Как управлять проектами?

За последние несколько лет понятие проект очень изменилось. Раньше проект – это что-то предварительное, это какая-то документация, сметы и расчеты. Сейчас проект – это мероприятие или процесс, у которого есть сроки, и целью которого является создание уникального продукта. Все чаще проектный подход используется не только в работе организации, но в жизни человека. Однако сегодня сосредоточимся на проектах в бизнесе, точнее на управлении проектами и полезными инструментами, которые могут пригодиться каждому участнику проекта.

Главная отличительная черта проекта, от регулярных действий в рамках рабочих процессов это его окончание. Если процессы расчетов заработной платы, процессы обзовна ЛИДов, или дебиторов регулярные и не имеют окончания, а лишь дедлайн, то проект рано или поздно заканчивается. Когда кончается проект? Когда достигнуты цели проекта. А как оценить сроки? С этого обычно начинается процесс управления проектом. Для оценки сроков необходимо разбить проект на этапы и назначить сроки для каждого этапа. Но все это нужно где-то отразить, чтобы любой участник проекта знал сроки выполнения задач, цель проекта, этапы и ответственных за результат. Проще всего сделать это в программе, которая позволяет вести учет деятельности в разрезе этапов проекта.

Вся проектная деятельность подчиняется определенной последовательности действий, которая не имеет отраслевой специфики. После инициации проекта, определения его цели и сроков необходимо создать проектную команду, договориться о коммуникации внутри команды. Каждый участник команды должен знать к кому он может обратиться, где посмотреть важную информацию и понимать дедлайны его работы и всю связь между членами команды.

Существует несколько методов управления проектами.

Agile – это метод разбиения одного проекта на несколько мини-проектов с поэтапной реализацией.

SCRUM – метод разбивания проекта на части и выполнение задач при таком методе идет не последовательно, а параллельно. Каждый участник проект наделен своей ролью, с четкими обязанностями.

Kanban – это метод ведения проектов при котором задачи не имеют конечных сроков, их можно перемещать по доске (по этапам), ставить на паузу или вообще отказываться от задачи если это возможно.

Как выбрать программу для ведения проектной деятельности чтобы программа не стала преградой на пути достижения цели, а была ценным инструментом? Выше мы уже определились, что нам понадобятся инструменты для визуализации, ведь мы должны отражать графически этапы проекта, сроки отдельных задач. Нам требуется организовать коммуникацию для участников проекта. Главное, чтобы не получилось так, что дедлайны сдвинулись из-за отсутствия общения, потому что часть команды находится в другом офисе, другом городе, стране или сотрудник работает из дома. Возможно, кто-то предпочитает общаться в почте, кто-то в мессенждерах. Нужно создать единое поле, где каждому будет удобно. В случае, когда у проекта есть ограниченный бюджет нам потребуется следить за расходованием денежных средств, сопоставляя сколько мы планировали потратить и фактически потратили. В случае, когда расходование средств идет не «в плане» нам нужно оперативно среагировать и увеличить бюджет или пересмотреть расходную часть целиком.

Программ, которые позволяют вести учет проектной деятельности на рынке довольно много. Программ, которые отвечают нашим требованиям (визуализация, коммуникация команды, планирование исполнение бюджета есть несколько. Одна из них это Bitrix 24. Возможно вы о ней слышали, как о CRM системе, да это она, но у нее есть еще и полноценный модуль управления проектами. Давайте посмотрим, почему она нам подходит?

Во-первых, в ней по умолчанию реализовано несколько методов управления проектами и все они помогают визуализировать задачи, дедлайны и ответственных. Создавая проект в программе, вы можете сразу назначить сотрудников, которые будут частью команды и присвоить им роли. На первоначальной стадии настройками программы можно обеспечить автоматическое уведомление о вопросах по задачам, о том, что задача выполнена и требует проверки, о закрытии задач. О просроченных сроках. Причем все это может получать как руководитель проекта, так и любое другое заинтересованное лицо.

Если для вас удобным инструментов является диаграмма Ганта, то она есть в Bitrix 24 и в режиме онлайн отображает этапы проекта, процент их выполнения и соблюдение сроков.

Во-вторых, коммуникация внутри программы устроена так. Что любые письма, сообщения можно отправлять и получать в самой программе, без ухода в другие приложения. У каждого проекта есть своя папка с документацией, есть свой чат участников команды, любое письмо можно приложить к задаче. Скриншоты, картинки, описания, текстовые файлы – все это можно увидеть в одном месте. Удобно для сотрудников. Удобно для руководителей. Проект может быть публичным и доступен для просмотра всеми пользователями системы, а может быть приватным. И вступить в него можно только по приглашению.

Планерки, митинги и обсуждения можно проводить по видео связи с функцией сохранения записи собрания. Если у сотрудника в календаре уже запланировано другое мероприятие, то организатор может принять решение, провести ли собрание без сотрудника или перенести время собрания. Индивидуальный календарь сотрудника – надежный инструмент планирования его дня. Выполнив синхронизацию, например с Google-календарем можно быть уверенным, что где бы ни находился ваш коллега, он будет знать о собрании и сможет подключиться с любого мобильного устройства.

В-третьих, программа позволяет вести учет по финансам и документации, относящейся к расходам на проект. Возможны интеграции с другими учетными системами, например с 1С. Любая отчетность по проекту доступна в программе в виде удобного дашборда по оценке эффективности работы сотрудников. С помощью этой аналитики можно своевременно принять решение о замене сотрудника – члена проектной команды. Можно управлять эффективностью отдельно взятого сотрудника. Если вы замечаете, что слишком много времени у сотрудника тратится на выполнение задачи, то это повод для более тесного с ним общения, может быть ему не хватает компетенции, или для него требуется ставить задачи с чек-листом, для самоконтроля.

Специалисты компании Onetec готовы в удобное для вас время провести демонстрацию возможностей программы, поделиться кейсами автоматизации проектной деятельности и создать для Вас уникальную систему учета проектной деятельности!

Планируйте, организуйте работу правильно и достигайте целей вместе с нами.