Современная ERP система должна решать вопросы управления денежными потоками, производственными ресурсами, планирования материального обеспечения и, конечно, же вопросы, связанные с управлением кадрами.

В отличие от существующих на рынке Латвии учетных систем новая ERP позволяет сохранять данные по сотрудникам, оформленным в штат и нештатным сотрудникам, учитывать при расчетах не только оклад, но выработку сотрудника, а также существующие удержания по обязательствам (алименты, страховки, займы, оформленные на сотрудника в организации).

Давайте рассмотрим весь цикл работы подсистемы «Зарплата и управление персоналом» в ERP 2. Начнем с того, что для приема сотрудников на работу и оформления всех необходимых по законодательству документов нужно создать в системе Структуру организации с подразделениями и отделами. Зачем нужна структура в программе?

Во-первых, для того чтобы обеспечить автоматическое заполнение данных о месте работы (его отделе, должности) физического лица в различных документах, которые может запросить сотрудник, или необходимо создать, согласно Законодательству.

Во-вторых, программа позволяет формировать начисления, и создавать ведомости на выплату заработной платы по подразделениям. Это удобно, когда штат сотрудников большой, или когда необходимо проанализировать затраты по кадрам в разрезе подразделений.

В-третьих, если у компании имеются отдельные филиалы или отдаленные подразделения, то правильно созданная структура позволяет управлять процессами с учетом региональной специфики, или же спецификой подразделения внутри предприятия. Что здесь имеется в виду? Зачастую такие подразделения как склад, или производственный цех имеют собственный, отличающийся график работы от отдела бухгалтерии, или отдела продаж. У разных подразделений по-разному считается заработная плата, где-то это только оклад, а где-то только выработка по часам или объему проделанной работы.

Штатное расписание – это документ, который позволяет вести учет сотрудников по подразделениям в разрезе должностей. Благодаря документу и правильному оформлению трудовых отношений с сотрудниками можно оперативно определить какие позиции штатного расписания не закрыты и сформировать задачу рекрутеру. Для удобства предусмотрены также заполнения различных печатных форм данными о занимаемой должности. Например, если важно в печатных формах указать Фамилию Имя и должность автора документа, например инвойса, то программа подставит их как раз из штатного расписания.

Аналитический отчет «Анализ штатного расписания» покажет сколько ставок запланировано и фактически занято, предоставит данные о сумме заработной платы, предусмотренной штатным расписанием, и какая сумма в итоге фактически затрачена.

Хранение персональных данных о сотрудниках полностью адаптировано под латвийское законодательство. Прием на работу в программе отображается оформлением Приказа о приеме на работу. Изменения условий труда или заработной платы после приема на работу вводятся в систему дополнительно. Для этой цели разработаны документы «Кадровый перевод» и «изменение оплаты труда».

Переводы в другие отделы, подразделения и увольнения отражаются дополнительными документами, которые полностью соответствуют законодательству и имеют печатные формы на латышском языке.

Для упрощения работы с кадрами в программе предусмотрено отдельное рабочее место «Работа с кадрами». На больших предприятиях, где учетом кадров занимается не бухгалтер, а специалист по работе с сотрудниками очень удобно использовать именное такое рабочее место. Сотрудник имеет доступ именно к той информации, которая нужна ему, а к остальной доступа не имеет.

Оформление начислений и удержаний.

Для каждого вида начислений изначально требуется создать шаблон начисления. В шаблоне необходимо указать вид – оклад, премия, разовые начисления. При создании шаблона для расчета начисления оклада просто указываем, что сотрудник получает оклад согласно отработанным часам. Размер его оклада указан в штатном расписании, а отработанное время подтверждается «Табелем учёта рабочего времени». При расчете премии можно указать, по каким показателям собираются данные и формулу как рассчитывается сумма. Например, сотрудник получает премию за продажи, определенный процент от оборота или маржи. Прописываем детально все в шаблоне и при начислении зарплаты в документе указываем, по каким параметрам сотруднику нужно начислить зарплату. Все эти начисления отображаем в документе «Отражение зарплаты в финансовом учете» при приеме сотрудника на работу.

Если у сотрудника есть удержания в виде обязательных выплат в государственную казну – то при приеме на работу необходимо создать шаблон расчета удержаний и отразить, как и начисления в документе «Отражение зарплаты в финансовом учете». В последующие месяцы удержания рассчитаются автоматически.

В этом же документе можно указать удержания по займам, выданным организацией сотруднику. Если в организации используется медицинская страховка, которую оплачивают в равных долях сотрудник и работодатель, то это тоже можно указать в закладке «удержания».

Отпуска и учет отсутствий.

Для того чтобы при переходе на новую программу остатки отпусков не потерялись их можно ввести в программу документом «Ввод остатков отпусков». Любые виды отпусков, которые используются в Латвии, могут быть отражены в программе и рассчитаны автоматически.

При этом всегда есть возможность посмотреть график отпусков, составляемый раз в год на будущий год. Его можно скорректировать и предоставить доступ к нему сотрудникам.

Командировки, отпуска без содержания и неоплачиваемые отсутствия регистрируются специальными документами. Эти документы будут анализироваться программой при расчетах заработной платы за период. Если у сотрудника еще нет информации о больничном листе, но не вышел на работу можно зафиксировать его отсутствие документом «Отсутствие по невыясненной причине».

Расчеты больничных полностью адаптированы к требованиям Латвийского законодательства.

Все документы, которые касаются начислений, удержаний, выплат сотрудникам находятся в одном журнале документов и имеют возможность настроить список по желанию пользователя.

Оформление выплат в межрасчетный период реализовано в программе очень удобно. Если сотрудник идет в отпуск в середине месяца. Или увольняется и ему нужно выплатить расчет. Возможно, вы оказываете сотруднику материальную помощь, или сотрудник просит выдать ему аванс просто оформите в программе документ «Разовое начисление» и под него ведомость на выплату.

Если у Вас появился интерес к программе, и у Вас есть вопросы, которые касаются учета кадров на вашем предприятии, можете оформить заявку на обратный звонок у нас на сайте, и мы обязательно свяжемся с Вами в течение рабочего дня и договоримся о презентации программы в удобное для вас время. Для того чтобы презентация прошла наиболее эффективно мы проведем анкетирование и подготовим ответы.