Содержание
▼- Управление денежными средствами и платежами
- |
- Платежный календарь
- |
- Заявки на расход денежных средств
- |
- Контроль целевого использования
- |
- Учет наличных денежных средств
- |
- Учет безналичных денежных средств
- |
- Расчеты с подотчетными лицами
- |
- Управление взаиморасчетами
- |
- Контроль задолженности по срокам
- |
- Погашение задолженности
- |
- Учет кредитов, депозитов и займов
- |
- Учет эквайринговых операций
Управление денежными средствами и платежами
Управление денежными средствами — это система, позволяющая эффективно управлять денежными средствами, находящимися в кассах и на расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, а также контролировать платежи организации.
Подсистема управления денежными средствами обеспечивает решение следующих задач:
- планирование поступлений и расходов денежных средств;
- отражение операций с наличными и безналичными денежными средствами;
- контроль доступности денежных средств;
- контроль целевого использования средств;
- осуществление расчетов в различных валютах;
- работа с подотчетными лицами;
- контроль взаиморасчетов;
- учет кредитов, депозитов и займов.
Платежный календарь
В 1C можно использовать платежный календарь для оперативного управления средствами предприятия, формирования графиков платежей и контроля их своевременного выполнения.
Платежный календарь формируется автоматически на основе данных о планируемых платежах клиентов и платежах поставщикам, а также других планируемых поступлениях и расходах денежных средств.
Использование платежного календаря позволяет:
- анализировать данные о доступных остатках денежных средств, а также планируемых поступлениях и расходах;
- принимать решения о возможности подачи заявок на финансирование;
- принимать решения о необходимости перемещения средств между расчетными счетами и кассами либо привлечения дополнительных средств;
- согласовывать заявки с указанием срока платежа и источника средств (банковский счет, касса);
- оформлять заявки на внутренние переводы денежных средств.
При формировании платежного календаря автоматически проверяется его исполнимость — выявляются дефициты денежных средств, и при их возникновении производится перепланирование платежей или изменение условий продажи товаров.
Оформление заявок на расход денежных средств
Для регистрации намерения расходовать денежные средства используется документ «Заявка на расход денежных средств». Характер и цель планируемого списания средств определяются заранее настроенными видами операций документа.
Виды операций, по которым может осуществляться контроль:
- выдача денежных средств подотчетному лицу;
- перечисление денежных средств поставщику;
- возврат денежных средств клиенту;
- платеж по кредиту;
- таможенный платеж;
- платеж другой организации;
- прочие расходы денежных средств.
Использование заявок на расход позволяет:
- отражать потребности подразделений в денежных средствах;
- планировать расходы и формировать платежный календарь;
- предотвращать несогласованные выплаты;
- отражать результаты распределения средств по счетам;
- контролировать допустимые суммы расходов.
Заявка управляется с использованием соответствующих статусов в документе.
Контроль целевого использования денежных средств
В 1C предусмотрена возможность контроля лимитов расходов. Для контроля использования средств доступны различные инструменты, которые позволяют:
- планировать объем средств, выделяемых на расходы конкретного подразделения;
- определять доступные суммы средств для расходов по каждой статье движения денежных средств;
- снижать объем расходов и контролировать их.
Контроль лимитов расходов денежных средств может осуществляться как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.
Превышение лимитов контролируется при согласовании заявки на расход. Если требуется расход средств сверх установленного лимита по статье движения денежных средств, это указывается при оформлении заявки (устанавливается признак «Сверх лимита»).
Для контроля расходов в рамках установленных лимитов используется отчет «Лимиты расходования денежных средств», который позволяет отражать лимиты и фактические расходы, а также определять статьи движения денежных средств, по которым лимит превышен или не полностью использован.
Инструменты ограничения расходования денежных средств позволяют устанавливать и контролировать допустимые объемы расходов. Эти инструменты доступны при условии, что финансовое планирование осуществляется без использования системы бюджетирования. При использовании системы бюджетирования доступны расширенные возможности контроля лимитов по дополнительной аналитике (партнер, договор и др.) и по периодам, отличным от месяца (квартал, год, неделя).
Учет наличных денежных средств
Наличные денежные средства учитываются с использованием кассовых ордеров. Рабочее место для работы с приходными кассовыми ордерами обеспечивает доступ к списку распоряжений на прием денежных средств, что упрощает создание приходных кассовых ордеров с различными видами операций:
- поступление средств из кассы;
- поступление средств от клиента;
- поступление от другой организации;
- возврат средств от подотчетного лица;
- возврат средств от поставщика и др.
Для операций расходования наличных денежных средств доступно рабочее место «Расходные кассовые ордера», в котором представлен список распоряжений на выдачу наличных средств — источник данных для оформления расходных кассовых ордеров с различными видами операций, например:
- выдача денежных средств в кассу;
- выдача денежных средств подотчетному лицу;
- оплата поставщику;
- возврат средств клиенту и др.
Основанием для расходования наличных денежных средств являются заявки на расход, если они используются как инструмент планирования или как объекты расчетов. Решение системы позволяет оформлять:
- операции по перемещению наличных средств между кассами и операционными кассами организации;
- операции инкассации наличных денежных средств;
- операции конвертации денежных средств.
Инвентаризация наличных денежных средств. Для отражения процесса инвентаризации наличных средств в кассах предприятия предусмотрен инструмент «Инвентаризация наличных денежных средств», использование которого позволяет фиксировать учетные и фактические остатки наличных средств.
Формирование кассовой книги. Кассовая книга может формироваться отдельно по каждой организации, а также по каждому отдельному подразделению — как выделенному, так и не выделенному на отдельный баланс. Контроль и анализ оперативной информации по всем движениям наличных денежных средств предприятия осуществляется с помощью отчетов «Движение денежных средств», «Отчет по денежным средствам», «Контроль операций с денежными средствами».
Учет безналичных денежных средств
Решение системы поддерживает ведение нескольких банковских счетов в компании. Универсальное рабочее место «Безналичные платежи» предназначено для работы с безналичными операциями. С его помощью можно отражать различные операции поступления и списания средств с расчетных счетов организации. Также данное рабочее место позволяет подтверждать факт регистрации платежа (признак «Подтверждено банком»).
Документ «Поступление безналичных денежных средств» используется для регистрации поступления средств на расчетный счет и позволяет фиксировать стандартные операции:
- поступление платежа от клиента;
- поступление от другой организации;
- внесение денежных средств на банковский счет;
- возврат займа контрагентом;
- прочие поступления.
Списание средств с расчетного счета выполняется документом «Списание безналичных денежных средств» с указанием соответствующей стандартной операции:
- оплата поставщику;
- выдача средств подотчетному лицу;
- таможенный платеж;
- прочие расходы;
- выдача займа контрагенту и др.
Расчеты с подотчетными лицами
Программа обеспечивает возможность учета выдачи денежных средств подотчетным лицам. Поддерживаются расчеты как наличными, так и безналичными средствами. В системе можно отражать следующие операции с подотчетными лицами:
- приобретение товаров и материальных ценностей;
- оформление командировочных и прочих расходов.
Обоснованность расходов подотчетного лица подтверждается оформлением документа «Авансовый отчет», который также позволяет контролировать перерасход и использование выданных денежных средств.
Контроль выданных авансов подотчетным лицам. Для комплексного анализа авансовых платежей предусмотрен отчет «Контроль операций с денежными средствами»:
- контроль выданных авансов подотчетным лицам;
- контроль закупок через подотчетных лиц в разрезе целей;
- контроль перерасхода подотчетного лица;
- анализ использованных и возвращенных сумм авансов;
- контроль незавершенных операций с денежными средствами (наличные/безналичные);
- рекомендации по дальнейшим действиям (например, «оформить авансовый отчет», «оформить выплату подотчетному лицу» и др.);
- контроль остатка задолженности — суммы, по которой подотчетное лицо должно отчитаться в установленный срок.
Управление взаиморасчетами
Подсистема взаиморасчетов отвечает за оценку и анализ состояния взаимных обязательств между компанией и ее контрагентами. Она позволяет:
- учитывать фактическую и планируемую задолженность;
- вести учет взаиморасчетов с детализацией до объекта расчетов: договор, заказ, накладная, платежный документ;
- использовать различные валюты во взаиморасчетах;
- учитывать взаимозачеты и операции погашения задолженности;
- формировать и согласовывать акты сверки взаиморасчетов;
- анализировать состояние расчетов и выявлять просроченную задолженность.
Поддерживается раздельный учет взаиморасчетов по партнерам (управленческий учет) и контрагентам (регламентированный учет). Возможность разделения учета актуальна в случаях, когда партнер представляет собой группу компаний, состоящую из нескольких юридических лиц.
Условия расчетов (валюта, детализация расчетов, порядок платежей) задаются в договоре или соглашении, если договоры не используются.
В зависимости от задач система поддерживает различные варианты детализации взаиморасчетов:
- по договорам — взаиморасчеты контролируются в целом по договору;
- по заказам — взаиморасчеты контролируются по каждому заказу, платежи относятся к заказам и автоматически зачитываются с накладными в рамках заказа (принцип FIFO);
- по расчетным документам — состояние расчетов контролируется по каждой накладной, платежи выполняются с привязкой к накладным;
- аванс по заказам, задолженность по накладным — позволяет получать информацию о состоянии расчетов как по заказам, так и по накладным, а также управлять распределением платежей;
- аванс по договорам, задолженность по накладным — позволяет получать информацию о состоянии расчетов как по договорам, так и по накладным, а также управлять распределением платежей.
Порядок платежей определяется графиком платежей. Способ формирования графика зависит от выбранной детализации расчетов.
Для анализа текущего состояния взаиморасчетов, объема задолженности, просроченных обязательств, сумм к оплате, а также сумм к получению предусмотрены различные отчеты:
- отчет по расчетам с клиентами;
- задолженность клиентов;
- задолженность клиентов по срокам;
- сверка расчетов и др.
Контроль задолженности клиентов/поставщиков по срокам
Формирование отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности возможно в разрезе различных интервалов задолженности. Для этого доступны следующие варианты:
- использование стандартных интервалов задолженности, принятых в компании;
- настройка собственных интервалов задолженности (неограниченное количество), по которым будут отображаться данные по дебиторской и кредиторской задолженности.
Для анализа сумм дебиторской и кредиторской задолженности по срокам предусмотрены следующие отчеты:
- задолженность клиентов по срокам — позволяет отслеживать текущее состояние дебиторской задолженности и анализировать клиентов с наибольшими просроченными долгами в рамках интервалов задолженности;
- задолженность поставщикам по срокам — позволяет контролировать текущее состояние кредиторской задолженности по поставщикам, размер и длительность просроченной задолженности с разбивкой по интервалам;
- досье партнера (только при использовании одного варианта классификации задолженности).
Данные о задолженности поставщиков и клиентов по срокам могут быть представлены в виде диаграмм или таблиц.
Проведение взаиморасчетов и погашение задолженности
Существует возможность отражения взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам. При оформлении взаимозачета обеспечивается отражение следующих операций:
- перенос аванса клиента — используется для переноса ранее полученных авансов с нескольких объектов расчетов на один. Если оплата получена сегодня, рекомендуется сразу указать корректный объект расчетов в платежном документе, чтобы избежать необходимости данной операции;
- перенос задолженности клиента — используется для переноса задолженности клиента с нескольких объектов расчетов на один;
- перенос аванса поставщику — используется для переноса ранее выданных авансов с нескольких объектов расчетов на один. Если платеж выполнен сегодня, рекомендуется указать корректный объект расчетов в платежном документе;
- перенос задолженности поставщику — используется для переноса задолженности поставщика с нескольких объектов расчетов на один;
- взаимозачет встречных обязательств — используется для зачета задолженности, возникшей у контрагента как клиента, с задолженностью, возникшей у него как поставщика. Операция выполняется в рамках одной организации и одного контрагента;
- произвольный взаимозачет — используется для переноса авансов или задолженности между различными объектами расчетов.
Также предусмотрена возможность отражения операций списания задолженности, возникающих при регистрации операций между организациями компании и ее клиентами или поставщиками.
Для отображения состояния взаиморасчетов между конкретной организацией и юридическим лицом партнера за определенный период используется инструмент «Сверка расчетов». Сверка может выполняться с детализацией по партнерам и объектам расчетов. Текущее состояние согласования взаиморасчетов контролируется соответствующими статусами документа. Для анализа проведенных сверок с клиентами и выявления расхождений между данными клиента и данными компании используется отчет «Сверка расчетов».
Учет кредитов, депозитов и займов
Система предоставляет следующие возможности учета кредитов, депозитов и займов:
- ввод начальных остатков по договорам кредитов и депозитов;
- регистрация договоров кредитов и депозитов с учетом параметров погашения, начисления процентов и комиссий по каждому договору;
- расчет и отражение в системе ежемесячных комиссий и процентов по данным договорам;
- формирование графиков начислений и погашений по кредитам и депозитам;
- анализ обязательств в соответствии с кредитными договорами.
Для формирования прогноза движения денежных средств поддерживается учет по вариантам графиков. Графики могут формироваться как вручную, так и загружаться из внешнего файла в информационную базу. Данные графиков используются как источник для формирования заявок на расход денежных средств, а также для учета доходов и расходов по процентам и комиссиям.
При ведении учета начисленных сумм по кредитам, депозитам и займам можно отражать следующие операции:
- начисления по полученным кредитам и займам;
- начисления по депозитам;
- начисления по выданным займам.
Система также предоставляет возможность корректировок по кредитам и займам:
- списание (или отражение) задолженности на статьи доходов/расходов, а также на статьи активов и обязательств;
- отражение взаиморасчетов и перенос задолженности с кредитов или займов на задолженность контрагентов и наоборот с закрытием сумм через промежуточные статьи активов и обязательств.
Учет эквайринговых операций
Система поддерживает учет эквайринговых операций — платежей с использованием банковских карт. Поддерживаются следующие сценарии использования:
- оплата в интернет-магазине через одну из платежных систем;
- загрузка информации о платежах с веб-сайта в систему;
- использование эквайринговых терминалов не является обязательным;
- использование терминалов и схема работы определяются договором эквайринга.
Эквайринговые операции (платежи по банковским картам) выполняются с указанием договора эквайринга и используемых терминалов.
Для выполнения операций приема платежей через эквайринговые терминалы они должны быть зарегистрированы в списке подключаемого торгового оборудования и связаны с рабочим местом кассира. Доступны следующие возможности:
- учет эквайринговых платежей в общей сумме;
- регистрация отчетов по эквайрингу в системе (по всем поступлениям и списаниям безналичных средств), предоставляемых банком по итогам отчетного периода;
- сверка общей суммы эквайринга;
- возврат денежных средств по эквайринговым операциям.